El propósito del cierre contable es evaluar el resultado de la actividad empresarial durante el ejercicio económico, esto nos permite conocer si hubo beneficios o pérdidas para la entidad. Cuando el resultado al cierre es positivo se traduce en un aumento del patrimonio, por el contrario cuando es negativo hay una pérdida del patrimonio de la organización.

El proceso de cierre contable se refiere a los pasos que se deben tomar para tener listas las cuentas contables para la preparación de los estados financieros y dar inicio al nuevo período.

Durante el proceso de cierre se ejecutan las operaciones necesarias para cerrar las cuentas del Estado de Resultados (ingresos, egresos, gastos, costo de ventas y costos de producción) y trasladar los saldos hacia las cuentas del Estado de Situación Financiera o cuentas del Balance General (activo, pasivo y patrimonio) lo que permite tener listo el Libro Mayor para el próximo período contable.

Las cuentas que quedan en cero al final del ejercicio, se llaman cuentas «Nominales» y las cuentas que quedan abiertas, es decir, con saldos, se denominan cuentas «Reales». Las cuentas nominales, corresponden al Estado de Resultados y las cuentas reales, integran el Estado de Situación Financiera.

Debido a lo anterior, decimos que el cierre contable consiste en la regularización de las cuentas de gastos e ingresos para obtener el resultado del ejercicio. Esto permite saber cuánto se ha ganado o perdido en el periodo.

¿Por qué es necesario hacer el cierre contable?

Financieramente, el cierre contable es indispensable para conocer la salud del negocio, saber si la operación es rentable o no.

Contablemente, el cierre nos prepara para iniciar el siguiente ejercicio económio. Dado que las cuentas del Estado de Resultados registran la actividad del ejercicio actual necesitan llevarse a «cero» o «cerrarse» al final de cada período contable; de esta manera tendrán un saldo de cero al comienzo del próximo ejercicio económico y sólo existirán saldos actuales en esas cuentas.

¿Cómo se transfieren los saldos?

Lo hacemos con los asientos de cierre; estos se hacen para transferir los saldos del Estado de Resultados del Ejercicio Económico a las cuentas del Estado de Situación Financiera.

Entonces, los asientos de cierre, regularizan las cuentas.

Al registrar los asientos de cierre también se afecta la cuenta de utilidades acumuladas de la compañía para que muestre cualquier incremento actual en los ingresos respecto al ejercicio anterior y también reflejen cualquier disminución a causa del pago de dividendos y de gastos.

Las utilidades acumuladas no son distribuidas a los accionistas como dividendos sino que se acumulan o retienen para inversiones posteriores que deba hacer la entidad

La cuenta de Ganancias y Pérdidas.

La cuenta de Ganancias y Pérdidas o cuenta recapitulativa de ingresos (en inglés Income Summary Account) es una cuenta temporal que se utiliza únicamente durante el proceso de cierre contable.

En esta cuenta se registran todos los ingresos y egresos del ejercicio económico. El saldo resultante equivale a la utilidad o pérdida neta de las operaciones del negocio.

El único propósito de esta cuenta es ser usada durante el proceso de cierre contable, por eso se abre y cierra a la fecha de finalización del ejercicio económico.

 

6 pasos para hacer el cierre contable

  1. Prepara el Balance de comprobación: El punto de partida del cierre contable es el Balance de Comprobación a la fecha de culminación del Ejercicio Económico. En el caso de las entidades con ejercicio económico regular, este Balance de Comprobación se elabora al 31 de Diciembre de cada año. Las entidades con ejercicio económico irregular hacen su Balance de Comprobación a la fecha del cierre ejercicio determinado en el Acta Constitutiva de la entidad.
  2. Análisis del Libro Mayor: Revisar cada una de las partidas que componen el balance de comprobación para determinar la exactitud de los registros. El análisis de la cuenta de mayor tiene como propósito determinar si existen partidas mal contabilizadas o por contabilizar que permitan determinar el resultado real.
  3. Ajuste de las cuentas que modifican el resultado: Si durante el análisis de las partidas del libro mayor se encuentran errores, en este momento deberán ajustarse.
  4. Identifica las cuentas de ingresos en el balance de comprobación. Verás que tienen saldo acreeedor, eso ocurre porque las cuentas de ventas son acreedoras durante todo el ejercicio económico y al cierre del ejercicio las cuentas de ventas e ingresos deben estar en cero.Te preguntarás ¿cómo logramos que las cuentas de ingresos den cero? Lo hacemos con un asiento de ajuste y cierre. Aquí nos valemos de la partida doble o teoría del cargo y del abono. Las partidas de ingresos, en este asiento van por el «debe» y por el haber usamos la cuenta temporal de Ganancias y Pérdidas.
  5. Localiza las cuentas de egresos en el balance de comprobación. Verás que tienen saldo deudor. Volvemos a usar la partida doble para hacer un registro acreedor para cada cuenta de egresos para llevar estas cuentas a cero. Las partidas de egresos en este asiento van por el «haber» y por el «debe» empleamos la cuenta de Ganancias y Pérdidas.
  6. Determinación del resultado del ejercicio: Si la cuenta de «Ganancias y Pérdidas» tiene un saldo acreedor después de completar los asientos o si el monto de los créditos es máyor que los debitos, la compañía tiene una utilidad neta. Por el contrario, si el saldo de los débitos excede a los créditos la compañía tiene una pérdida neta.Ahora debemos cerrar la cuenta de Ganacias y Pérdidas contra la cuenta de Utilidad del Ejercicio. Si la entidad tuvo utilidad, la cuenta de Ganancias y Pérdidas se cierra contra la Utilidad del Ejercicio. Por el debe el saldo de la cuenta de Ganancias y Pérdidas y por el haber la cuenta Utilidad del Ejercicio.Caso contrario, para cerrar la cuenta de Ganancias y Pérdidas usaremos la cuenta «Pérdidas en el ejercicio» por el debe y la cuenta «Ganancias y Pérdidas por el Haber»

    La cuenta pérdida en el ejercicio afecta el patrimonio. Al ser una cuenta deudora reduce el capital que es una cuenta acreedora.

 

Detectando errores durante el cierre contable

Es posible que surjan diversos problemas con el cierre contable a partir de errores en los registros de los movimientos.

Entre los más comunes se encuentran:

  • Asientos con valores equivocados
  • Asientos en cuentas erróneas, por ejemplo registrar gastos como ingresos o viceversa
  • Operaciones no documentadas, como una compra sin factura o un ingreso no facturado, por ejemplo.

 

La conexión entre el Cierre Contable y el Cierre Fiscal.

Una vez que se ha realizado el cierre contable, puedes pasar a hacer el Cierre Fiscal; esto es así porque luego de determinar la utilidad del ejercicio es cuando se puede pasar a calcular el Impuesto Sobre la Renta a pagar.

Los errores en el cierre contable nos dan una visión errónea de la situación de la entidad que lógicamente se trasladarían al cierre fiscal.

Ten presente que por aplicación de la normativa fiscal vigente durante el ejercicio económico el resultado fiscal puede ser diferente del resultado contable.

Para determinar el ISLR a pagar se debe hacer el cierre fiscal que es un ajuste extra contable que sólo se puede hacer luego del proceso de cierre contable. En Nayma Consultores te recomendamos que tengas un PLAN para tu cierre fiscal.

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Como puedes darte cuenta, el cierre contable y el cierre fiscal deben hacerse de manera coordinada. Están tan relacionados que a la utilidad del ejercicio, se le deduce el ISLR por pagar (cuenta del pasivo) y la reserva Legal (cuenta del patrimonio) para determinar la Utilidad no Distribuida.

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Sobre la autora

Nancy Aguirre Licda. en Relaciones Industriales y Contaduría Pública, egresada de la Universidad de Carabobo. Certificada por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela en Normas Internacionales de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades. Consultora y Asesora Empresarial. Posee más de 40 años de experiencia en el ejercicio profesional, se ha desempeñado tanto en el sector público como en el privado. Fundadora de Nayma Consultores.

 

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octubre 10, 2017

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