Lo que necesitas saber de los sistemas de facturación homologados en Venezuela
REQUISITOS, PLAZOS Y ESTRATEGIAS PARA CUMPLIR CON LA PA 00121 DEL SENIAT
La Providencia Administrativa 00121, que regula los sistemas de facturación homologados, representa un cambio significativo para las empresas en Venezuela, con implicaciones importantes en sus procesos administrativos y fiscales. Esta normativa exige que los emisores de facturas, sean personas naturales o jurídicas, utilicen única y exclusivamente sistemas de facturación que cumplan con los requisitos técnicos y legales establecidos por el SENIAT para su homologación.
Un sistema de facturación «homologado» significa que el software que se utiliza para la facturación debe cumplir con los estándares específicos establecidos por la Administración Tributaria en la PA 00121. No es suficiente con tener cualquier software de facturación, sino que debe contar con la autorización oficial del SENIAT para poder ser comercializado.
¿Quiénes están obligados a usar un sistema de facturación homologado por el SENIAT?
Tienen la obligación de usar un sistema de facturación homologado por el SENIAT los emisores de facturas y otros documentos fiscales que utilicen:
- Impresora fiscal
- POS Fiscal
- Forma libre.
- Imprenta Digital.
No requieren un sistema de facturación homologado, para la emisión de facturas, quienes utilicen:
- Formatos pre-impresos para llenado a mano.
- Máquina Registradora Fiscal.
Elementos Clave de un Sistema de Facturación Homologado en Venezuela
- Debe ser comercializado por un agente autorizado por el SENIAT.
- La versión del sistema que utilice el emisor de facturas debe aparecer en el listado de sistemas de facturación homologados que se publique en el portal fiscal del SENIAT.
- Estos sistemas no permiten eliminar o anular registros. Los errores de facturación se corrigen solo mediante nota de débito o crédito.
- No debe permitir la conexión de dispositivos no fiscales, desviar información a contabilidad alterna o excluir facturas y otros documentos fiscales de la declaración.
- Debe garantizar el cumplimiento de las normas de facturación, la correcta aplicación de la Ley del IVA y su reglamento, la integridad, continuidad, confiabilidad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, inalterabilidad e inviolabilidad de los datos y registros, el registro automático de eventos e interacciones con el sistema incluyendo fecha y hora, y que todos los datos registrados estén correctamente fechados, indicando la hora en la que se efectúa el registro.
- Debe permitir al SENIAT el acceso al sistema del emisor de facturas y recibir registros de facturación u otros documentos de interés fiscal cuando lo requiera a través de medios electrónicos de forma continua, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, inmediata y fehaciente.
- El proveedor del sistema debe notificar inmediatamente al SENIAT cualquier cambio o alteración que el cliente haga al sistema y es responsable de los cambios y alteraciones que el cliente haga al sistema.
Descubre las Diferencias: PA 00121 (Sistemas Homologados) vs. PA 00102 (Factura Digital)
En resumen, la PA 00121 se centra en regular los sistemas de facturación, mientras que la PA 00102 se centra en regular la emisión de facturas digitales
La PA 00121 afecta a todos los que emiten facturas con sistemas computarizados, mientras que la PA 00102 solo afecta a aquellos que están obligados o eligen emitir facturas digitalmente.
Consideraciones para la implementación de un sistema de facturación homologado de acuerdo a la PA 00121:
Adaptación o adquisición de un sistema homologado: Las empresas deben adaptar sus sistemas de facturación actuales o adquirir uno nuevo que esté homologado por el SENIAT. Esto implica una inversión de tiempo y recursos financieros.
Cumplimiento de requisitos técnicos: Los sistemas de facturación deben cumplir con especificaciones técnicas detalladas que garantizan la integridad, seguridad y accesibilidad de los datos para el SENIAT.
Capacitación del personal: Es crucial que el personal encargado de la facturación comprenda la Ley del IVA y los procedimientos correctos para evitar errores. La inducción del personal es clave para minimizar errores, ya que el sistema no permite anular registros.
Cero tolerancia al error: Los sistemas homologados no permiten la anulación de registros, lo que exige mayor precisión en la facturación.
Cumplimiento de plazos: Las empresas tienen un plazo definido para adaptar o adquirir un sistema de facturación homologado. El plazo es de 90 días continuos contados a partir de la publicación de la PA 00121, de tal modo que la fecha tope es el 19 de marzo de 2025.
Riesgo de sanciones: Dado que la PA 00121 establece el deber formal de emitir facturas con software homologado por el SENIAT, el no hacerlo expone a los contribuyentes a la sanción establecida en el Art. 108 del Código Orgánico Tributario.
Estrategias clave para cumplir con la PA 00121 de sistemas de facturación homologados:
Evalúa el sistema actual: Evaluar si el sistema de facturación actual puede ser homologado o si es necesario adquirir uno nuevo.
Comunícate con el proveedor del sistema: Contactar al proveedor del sistema de facturación actual para verificar si está en proceso de homologación y cuáles son los pasos a seguir.
Analiza de tus volúmenes de facturación: Evalúa los volúmenes de facturación y las características del sistema para determinar la mejor opción, considerando también lo previsto en la PA 00171 de facturación (vigente).
Asesoría legal y tributaria: Buscar asesoría legal y tributaria para comprender a fondo las implicaciones de la providencia y determinar la mejor estrategia para el cumplimiento dentro de la organización.
Consulta jurídica tributaria: En caso de dudas sobre la aplicación de la norma, es recomendable elevar una consulta jurídica tributaria ante el SENIAT.
Inducción al personal: Ofrecer capacitación al personal sobre el uso del nuevo sistema y las normativas vigentes.
Monitoreo constante: Mantenerse informado sobre las actualizaciones y comunicados del SENIAT en relación con la homologación de sistemas.
Nayma Consultores está a tu disposición para brindarte la asesoría necesaria y ayudarte en este proceso de adaptación. No dudes en contactarnos para aclarar tus dudas y asegurar el cumplimiento de estas nuevas regulaciones.
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Fecha de publicación: 23 de febrero, 2025
Sobre las autoras
Nancy Aguirre
Contador Público Colegiado y Lcda. en Relaciones IndustrialesDestacada profesional aragüeña con más de 40 años de experiencia en Relaciones Industriales y Contaduría Pública. Es Licenciada en Relaciones Industriales y Contaduría Pública por la Universidad de Carabobo y cuenta con una certificación en Normas Internacionales de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades (NIIF para PYMES) otorgada por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela. A lo largo de su extensa carrera, Nancy ha trabajado tanto en el sector público como en el privado, acumulando una amplia experiencia en diversas áreas empresariales. Fundadora de Nayma Consultores, se dedica a brindar consultoría y asesoría empresarial estratégica, enfocada en optimizar el rendimiento y el éxito de sus clientes. Su destacada trayectoria le ha valido el reconocimiento de la orden «Dr. Elio Romero» del Centro de Profesionales del Estado Aragua (CEPROARAGUA), en reconocimiento a su aporte al gremio de Contaduría Pública en su estado natal
Mariela Llovera
Abogado, Lcda. en Relaciones Industriales y AvaluadoraPosee experiencia en Recursos Humanos, Tributos, Derecho Mercantil y Laboral, brindando asesoría a diversas organizaciones venezolanas. Diplomada en Normas Internacionales de Información Financiera por la Pontificia Universidad Javeriana y formada en Coaching y Docencia Universitaria en la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Posee un diplomado en Diseño de Tecnología Educativa del Massachusetts Institute of Technology (MIT). Apasionada por el Derecho Empresarial y Tributario, actualmente forma parte de la Junta Consultiva de la Cámara de Comercio Venezolano Italiana del Estado Aragua. Ha sido reconocida con la Orden José Casanova Godoy del Colegio de Abogados del Estado Aragua por su contribución a la difusión del Derecho Tributario y Laboral. Conferencista habitual en los Colegios de Contadores Públicos de Aragua y Miranda.
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Muchas gracias por la información recibida y encantada de volver a escuchar las ponencias de Raul Briceño, en esta oportunidad por video.. Saludos
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Muy oportuno ante tantas dudas, siempre atenta a sus excelentes articulos
Hola Luisa,
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Excelente! tengo una pregunta, si ya tengo mi facturación en forma libre que esta obligado a tener el sistema homologado por el Seniat, puedo cambiarme a facturas de formato manual? que no esta obligado
Hola, Militza
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Buenas tardes, Excelente articulo!,
Quisiera saber si la homologación de los sistemas de facturación o administración tienen algún costo ?
Hola, José
Gracias por escribirnos. Sí, las versiones homologadas de los sistemas de los facturación tienen un precio, que varía dependiendo de las necesidades del cliente y de las funcionalidades del sistema, así como de los criterios de venta que tenga cada proveedor. Tienes que hacer la tarea de investigar entre las opciones disponibles en el mercado la que mejor se adapte a tus necesidades y a tu presupuesto.
Muy bueno el articulo, aclara muchas dudas ante la incertidumbre del cambio de sistema; por otra parte quisiera saber si en el caso de fundaciones sin fines de lucro, que utilizan los sistemas para registrar gastos pero que no emiten ningún tipo de facturación ellos también están obligados a cambiar a un sistema homologado o pueden seguir con el que tienen
Hola, Imperio
Muchas gracias por escribirnos. Dar respuesta a tu pregunta escapa del alcance de lo que se puede tratar en los comentarios en internet porque hay que evaluar en detalle las situación fiscal de la fundación dado que la norma abarca todos los documentos fiscales que emita la entidad, no sólo las facturas. Ten presente que este es un espacio de divulgación de información y no un lugar para pedir o dar asesorías porque no sería responsable de nuestra parte emitir opinión sobre temas específicos con información limitada. Para solicitar una propuesta de servicios escribe a [email protected] adjuntando tu RIF y explicando los detalles de tu requerimiento
excelente informacion, una pregunta si mi factura es pre-impresa y no la lleno a mano solo imprimo un formato en excel adactado a la factura tengo que tener sistema homologado?
Hola Arelis,
Gracias por escribirnos. Ese tema lo desarrollamos en otro artículo de nuestro blog. Lo puedes leer dando clic en el siguiente enlace https://naymaconsultores.com/excel-es-una-opcion-valida-para-la-emision-de-facturas-en-venezuela/
Buenos Días en el caso de las sociedades de corretaje de seguros que perciben una comisión de las aseguradoras, pero no existe el pago de IVA, tienen que apegarse a esta norma de facturación toda vez que no vendemos un artículo, solo prestamos un servicio de asesoría
Hola, Magdalena
Gracias por escribirnos y apreciar el trabajo que hacemos. Dar respuesta a tu pregunta escapa del alcance de lo que se puede tratar en los comentarios en internet. Ten presente que este es un espacio de divulgación de información y no un lugar para pedir o dar asesorías porque no sería responsable de nuestra parte emitir opinión sobre temas específicos con información limitada. Para solicitar una propuesta de servicios escribe a [email protected] adjuntando tu RIF y explicando los detalles de tu requerimiento.”
Buenas tardes. Excelente articulo! Tengo una duda, en mi empresa el software contratado para facturación es de un proveedor extrajero, como se hace con la homologacion en ese caso ?
Hola Inés,
Gracias por escribirnos, ese caso específico lo explicamos con detalles en la clase de facturación que dictamos la semana pasada. Para ver el precio actualizado y contenido detallado de la MasterClass “70 minutos – Facturación en Venezuela y Sistemas Homologados (PA 00121)” en línea por favor da clic en el enlace de abajo
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