La Providencia Administrativa 00121, que regula los sistemas de facturación homologados, representa un cambio significativo para las empresas en Venezuela, con implicaciones importantes en sus procesos administrativos y fiscales. Esta normativa exige que los emisores de facturas, sean personas naturales o jurídicas, utilicen única y exclusivamente sistemas de facturación que cumplan con los requisitos técnicos y legales establecidos por el SENIAT para su homologación.

Un sistema de facturación «homologado» significa que el software que se utiliza para la facturación debe cumplir con los estándares específicos establecidos por la Administración Tributaria en la PA 00121. No es suficiente con tener cualquier software de facturación, sino que debe contar con la autorización oficial del SENIAT para poder ser comercializado.

Tienen la obligación de usar un sistema de facturación homologado por el SENIAT los emisores de facturas y otros documentos fiscales que utilicen:

• Impresora fiscal
• POS Fiscal
• Forma libre.
• Imprenta Digital.

No requieren un sistema de facturación homologado, para la emisión de facturas, quienes utilicen:

• Formatos pre-impresos para llenado a mano.
• Máquina Registradora Fiscal.

• Debe ser comercializado por un agente autorizado por el SENIAT.
• La versión del sistema que utilice el emisor de facturas debe aparecer en el listado de sistemas de facturación homologados que se publique en el portal fiscal del SENIAT.
• Estos sistemas no permiten eliminar o anular registros. Los errores de facturación se corrigen solo mediante nota de débito o crédito.
• No debe permitir la conexión de dispositivos no fiscales, desviar información a contabilidad alterna o excluir facturas y otros documentos fiscales de la declaración.
• Debe garantizar el cumplimiento de las normas de facturación, la correcta aplicación de la Ley del IVA y su reglamento, la integridad, continuidad, confiabilidad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad, inalterabilidad e inviolabilidad de los datos y registros, el registro automático de eventos e interacciones con el sistema incluyendo fecha y hora, y que todos los datos registrados estén correctamente fechados, indicando la hora en la que se efectúa el registro.
• Debe permitir al SENIAT el acceso al sistema del emisor de facturas y recibir registros de facturación u otros documentos de interés fiscal cuando lo requiera a través de medios electrónicos de forma continua, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, inmediata y fehaciente.
• El proveedor del sistema debe notificar inmediatamente al SENIAT cualquier cambio o alteración que el cliente haga al sistema y es responsable de los cambios y alteraciones que el cliente haga al sistema.

En resumen, la PA 00121 se centra en regular los sistemas de facturación, mientras que la PA 00102 se centra en regular la emisión de facturas digitales

La PA 00121 afecta a todos los que emiten facturas con sistemas computarizados, mientras que la PA 00102 solo afecta a aquellos que están obligados o eligen emitir facturas digitalmente.

Adaptación o adquisición de un sistema homologado: Las empresas deben adaptar sus sistemas de facturación actuales o adquirir uno nuevo que esté homologado por el SENIAT. Esto implica una inversión de tiempo y recursos financieros.

Cumplimiento de requisitos técnicos: Los sistemas de facturación deben cumplir con especificaciones técnicas detalladas que garantizan la integridad, seguridad y accesibilidad de los datos para el SENIAT.

Capacitación del personal: Es crucial que el personal encargado de la facturación comprenda la Ley del IVA y los procedimientos correctos para evitar errores. La inducción del personal es clave para minimizar errores, ya que el sistema no permite anular registros.

Cero tolerancia al error: Los sistemas homologados no permiten la anulación de registros, lo que exige mayor precisión en la facturación.

Cumplimiento de plazos: Las empresas tienen un plazo definido para adaptar o adquirir un sistema de facturación homologado. El plazo es de 90 días continuos contados a partir de la publicación de la PA 00121, de tal modo que la fecha tope es el 19 de marzo de 2025.

Riesgo de sanciones: Dado que la PA 00121 establece el deber formal de emitir facturas con software homologado por el SENIAT, el no hacerlo expone a los contribuyentes a la sanción establecida en el Art. 108 del Código Orgánico Tributario.

Evalúa el sistema actual: Evaluar si el sistema de facturación actual puede ser homologado o si es necesario adquirir uno nuevo.

Comunícate con el proveedor del sistema: Contactar al proveedor del sistema de facturación actual para verificar si está en proceso de homologación y cuáles son los pasos a seguir.

Analiza de tus volúmenes de facturación: Evalúa los volúmenes de facturación y las características del sistema para determinar la mejor opción, considerando también lo previsto en la PA 00171 de facturación (vigente).

Asesoría legal y tributaria: Buscar asesoría legal y tributaria para comprender a fondo las implicaciones de la providencia y determinar la mejor estrategia para el cumplimiento dentro de la organización.

Consulta jurídica tributaria: En caso de dudas sobre la aplicación de la norma, es recomendable elevar una consulta jurídica tributaria ante el SENIAT.

Inducción al personal: Ofrecer capacitación al personal sobre el uso del nuevo sistema y las normativas vigentes.

Monitoreo constante: Mantenerse informado sobre las actualizaciones y comunicados del SENIAT en relación con la homologación de sistemas.

Nayma Consultores está a tu disposición para brindarte la asesoría necesaria y ayudarte en este proceso de adaptación. No dudes en contactarnos para aclarar tus dudas y asegurar el cumplimiento de estas nuevas regulaciones.

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Fecha de publicación: 23 de febrero, 2025

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