¿Excel es una opción válida para la emisión de Facturas en Venezuela?
ATENDEMOS TUS DUDAS MÁS FRECUENTES A LA LUZ DE LA IMPLEMENTACIÓN DE LA PA 00121 DEL SENIAT
Cuando se utiliza Excel para la impresión de las facturas fiscales en Venezuela, se está emitiendo el documento a través de una “forma libre”.
La «forma libre» está caracterizada en la PA 0071 como un formato de papel pre-impreso con número de control elaborado por una imprenta autorizada, que debe ser exclusivamente llenado mediante un sistema computarizado o automatizado. Así mismo se prohíbe el llenado manual de estos formatos (Ver Art. 6.2 de la PA 0071)
Si bien, el uso de Excel para imprimir facturas en «forma libre» se considera un llenado a través de una herramienta informática, luego de la publicación en Diciembre de 2024 de la PA 00121 se establece un nuevo requisito que debe cumplirse para imprimir facturas empleando sistemas computarizados y es que el sistema de facturación se ajuste a las exigencias de esta providencia y haya sido homologado por la Administración Tributaria.
En vista de que el programa Excel no cumple con los requisitos de los sistemas de facturación homologado por la Administración Tributaria, no puede emplearse para la impresión de facturas en “forma libre” y tampoco puede emplearse para la emisión de otros documentos fiscales tales como notas de débito y crédito, guías de despacho y comprobantes de retención (ver disposición final cuarta de la PA 00121)
Es importante consultar con frecuencia el listado disponible en el sitio web del SENIAT dado que ha sido actualizado desde el momento de su publicación https://declaraciones.seniat.gob.ve/portal/page/portal/MANEJADOR_CONTENIDO_SENIAT/03TRIBUTOS/3-5.html
Me dijeron que puedo seguir facturando si hago factura manual ¿acaso Excel no es un medio manual de emisión de facturas?
No, Excel no se considera un medio de emisión manual según la normativa venezolana, y esto se debe a la distinción entre los diferentes medios de emisión de facturas definidos en las providencias administrativas, particularmente la PA 0071 y la PA 00121.
Para entender por qué Excel no se clasifica como manual, es importante definir qué se entiende por «factura manual» y contrastarlo con el uso de Excel:
Factura Manual:
Se refiere a un formato de factura pre-impreso en papel con número de factura, número de control y campos con información obligatoria, elaborado por una imprenta autorizada. Su característica fundamental es que está diseñada exclusivamente para ser llenado de forma manuscrita.
A continuación, te presentamos, a efectos didácticos, un modelo de formato de factura manual de acuerdo con lo exigido por la PA 0071
Forma Libre:
Este medio de emisión también utiliza papel pre-impreso, pero solo trae la identificación del emisor, el número de control, la denominación “FORMA LIBRE” y es elaborado por una imprenta autorizada por el SENIAT. Sin embargo, a diferencia de la factura manual, la «forma libre» está destinada exclusivamente para llenado mediante un sistema computarizado o automatizado.
Como por ejemplo, el modelo didáctico que puedes ver en la imagen a continuación:
La PA 0071 establece una distinción clara entre la emisión de facturas y otros documentos fiscales en formato pre-impreso con la modalidad de emisión usando una «forma libre»
Uso de Excel para emitir facturas:
Cuando se utiliza Excel para generar una factura, el proceso implica la creación del contenido de la factura utilizando un software (Excel) en una computadora. Aunque el resultado final se imprima en papel, el llenado de la información no se realiza de forma manuscrita sobre un formato pre-impreso diseñado para ello. En cambio, se utilizan fórmulas, celdas y funciones de un programa informático para organizar y presentar los datos.
Dado que Excel es un sistema computarizado o automatizado para la creación e impresión de documentos, la emisión de facturas a través de Excel se encuadra dentro de la lógica de la «forma libre» y no como una «factura manual».
En resumen, Excel no es un medio de emisión manual porque involucra la generación automatizada del contenido de la factura a través de un software, lo cual lo alinea con la definición y regulaciones previstas en la PA 0171 relativas a la emisión de facturas impresas a través de «forma libre», que a partir de la entrada en vigencia de la PA 00121 exige el uso de un sistema de facturación homologado.
Hago las retenciones de IVA e ISLR en Excel ¿ahora debo emitirlas usando un sistema homologado por el SENIAT?
Sí. Uno de los requisitos para la homologación de los sistemas de facturación es que sean capaces de emitir correctamente las retenciones de IVA e ISLR.
Recuerda que los requisitos que debe cumplir el comprobante de retención de ISLR se establecen en el Decreto 1808 y los del comprobante de retención del IVA están en la PA 0049.
Para profundizar puedes consultar las Guía de Retenciones de ISLR y la Guía de Contribuyentes Especiales preparada por nuestro equipo.
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Fecha de publicación: 24 de marzo de 2025
Sobre las autoras
Nancy Aguirre
Contador Público Colegiado y Lcda. en Relaciones IndustrialesLicda. en Relaciones Industriales y Contaduría Pública, egresada de la Universidad de Carabobo. Certificada por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela en Normas Internacionales de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades. Consultora y Asesora Empresarial. Posee más de 40 años de experiencia en el ejercicio profesional, se ha desempeñado tanto en el sector público como en el privado. Fundadora de Nayma Consultores.
Mariela Llovera
Abogado, Lcda. en Relaciones Industriales y AvaluadoraAsesora en Derecho Tributario, Mercantil y Laboral para distintas organizaciones en la región central del país. Formada en Coaching y Docencia Universitaria en la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Posee diplomado en Diseño de Tecnología Educativa en el Massachusetts Institute of Technology. Estudiosa del tema tributario y del derecho empresarial. Actualmente, forma parte de la Junta Consultiva de la Cámara de Comercio Venezolano Italiana del Estado Aragua. Distinguida con la Orden José Casanova Godoy del Colegio de Abogados del Estado Aragua por su aporte a la difusión del Derecho Tributario y Laboral. Adicionalmente, es conferencista frecuente de los Colegios de Contadores Públicos de Aragua y Miranda.
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En definitiva ustedes son los mejores, a parte de profesiones en cada área son pedagógicos y eso es muy importante, yo ya tengo tiempo siguiendo sus trabajos y también los adquiero cuándo puedo.
Mis respetos siempre por su gran labor para ti Mariela y tu equipo de trabajo.
Son pieza clave para los profesionales del área y para las empresas también.
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Gracias muy importante aclaratoria, ahora una consulta. En caso de que la facturacion sea en talonarios (manual) como hace el contribuyente en el caso de que emita una retencion de ISLR o de IVA? tambien debe adquirir el sistema? o como esas operaciones son producto de una compra y no de facturacion por ventas puede seguir con excel en caso de los documentos como retenciones?
Hola Yoanna,
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En mi opinión, el uso del EXCEL para procesar facturas no está prohibido en ninguna norma emitida por el SENIAT. Si puedo hacer una Factura Manual con una máquina de escribir, igual la puedo hacer utilizando EXCEL e inclusive puedo utilizar Word u otro programa similar de procesamiento de textos. En mi caso utilizo facturas tipo FORMATO que vienen en blanco para incorporar los textos en EXCEL. Saludos.
Hola, Edgar
Gracias por escribir. Actúe según su mejor criterio profesional. Solo le recomendamos que evalúe su exposición al riesgo tributario. Tenga feliz y bendecido día.
Buenas noches saludos, en la imprenta me dicen que si la factura preimpresa contiene todos los datos exigidos por la ley y solo se está llenado la información del cliente (misma información que puede ser impresa siempre y cuando cuadre dentro del formato) al igual que una factura llenada a puño y letra la cuál también esta preimpresa
Estimado Sr. Duque
Gracias por contactarnos. Este espacio está dedicado a la divulgación de información tributaria general y no a la prestación de consultas personalizadas ni al debate sobre opiniones externas.
La normativa exige que las facturas cumplan con ciertos requisitos legales y, aunque entendemos que existen diversas interpretaciones en el entorno comercial, recomendamos siempre consultar a un profesional capacitado en el área para garantizar su cumplimiento.
Confiamos en que usted tomará las decisiones que considere más adecuadas según su mejor criterio. Le deseamos un excelente día.
Excelente
Hola Liliana,
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