Tips para organizar tu trabajo fácilmente


Es lunes, o cualquier día de la semana, y tienes tantos pendientes que no sabes por dónde comenzar. ¿Te ha pasado? A nosotras también y por eso compartimos contigo las estrategias que usamos en esos días en que parece que la carga de trabajo nos abruma.

 

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🧐 CONOCE TUS RITMOS. Para organizar de forma eficiente tu trabajo es importante que conozcas cuáles son las mejores horas de trabajo para tí. No todos somos iguales y eso es importante tomarlo en cuenta.

  • Algunas personas son aves madrugadoras y encuentran la mayor productividad entre las 5:30 am y las 10:00 am.
  • Otros funcionan muchísimo mejor en la tarde y sus horas para trabajar comienzan poco antes del mediodía hasta el final de la tarde, entre 5:00 pm y 6:00 pm.
  • Los noctámbulos alcanzan sus mayores horas de productividad durante la noche y rinden más comenzando a trabajar después de las 8:00 pm y permanecen activos hasta horas de la madrugada.

 

👫 ENTABLA AMISTAD CON EL CALENDARIO. Uno de nuestros mayores aliados en el aprovechamiento del tiempo es el calendario, más que depender del almanaque, nos hemos hecho mejores amigos.

Hace años, cuando trabajábamos bajo relación de dependencia, una de nuestras tradiciones de diciembre era ir a comprar calendarios para el equipo de trabajo de administración. En cada calendario escribíamos los vencimientos de las obligaciones laborales y fiscales del año, así como las fechas límites para recibir información relacionada con el cumplimiento de estas obligaciones.

Si por ley tienes fijado el cumplimiento de una obligación, dejarlas marcadas por adelantado en el calendario le da a tu equipo de trabajo una visión general del año y de cada mes. En nuestra experiencia, te permite planificar el trabajo y evitar que te tome por sorpresa el vencimiento de una obligación, el pago de una declaración o la realización de algún trámite ante los organismos de la seguridad social.

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📑 ESCRIBE UNA LISTA CON TUS ACTIVIDADES PENDIENTES. Puedes hacer una lista semanal, y otra para el día. Sé realista al hacer tu lista y considera la urgencia, complejidad, importancia y tiempo que te tomará cada tarea.

 

⬆️ ORGANIZA LA EJECUCIÓN. Al comenzar a organizar la ejecución de tu lista, recuerda que deberás dejar tiempo para tomarte una pausa, almorzar y relajarte. No es realista pretender que pasarás todo el día trabajando.

Supongamos que en tu lista tienes pendiente hacer una llamada importante y breve, salir de la oficina a hacer diligencias y trabajar en proyectos de un cliente. Puedes comenzar el día haciendo la llamada, programar la salida para la tarde y dedicar la mañana a los proyectos.

 

👥 DELEGA. Muchas veces la sobrecarga de trabajo ocurre porque no delegamos o tememos pedir ayuda. Cuidado, no tienes por qué hacerlo todo tú. Distribuye y delega tareas a tu equipo. Dan Kennedy, en Entrepreneur, compartió 7 pasos para ayudarte a delegar:

  1. Define qué es lo que necesita hacerse.
  2. Asegúrate que la persona a quien delegas la tarea entienda perfectamente qué necesita hacer.
  3. Explica por qué necesita hacerse mientras pides que se haga.
  4. Enseña cómo debe hacerse, sin micro-administrar.
  5. Asegúrate que la persona entienda el proceso de cómo hacerlo.
  6. Establece una fecha para que se termine o presenten progresos.
  7. Asegúrate que exista un acuerdo en la fecha u hora y método de entrega.

 

📚 LIMPIA TU ESCRITORIO. Una oficina y escritorio ordenados obran maravillas para mejorar tu productividad. A veces, en temporadas de mucho trabajo, como en Cierre Fiscal, hemos terminado con la oficina revuelta. Posiblemente también te ha pasado. Uno de los rituales de Mariela es hacer una pausa y ORDENAR.  Esto es importante porque si tu espacio de trabajo está revuelto, es menos atractivo para trabajar, pierdes tiempo buscando documentos y terminas por no sentirte bien.

 

🤯 NO HAGAS MIL COSAS A LA VEZ. Evita la tentación de considerarte una persona multitarea. Posiblemente hayas leído que nuestro cerebro es multitarea ¿es real esto? Si bien nuestro cerebro puede regular todas nuestas funciones vitales sin prestar atención consciente a estas tareas, eso no quiere decir que el cerebro sea multitarea a la hora de prestar atención selectiva y sostenida. En honor a la verdad, nuestro cerebro no puede llevar a cabo simultáneamente tareas que involucran las áreas cerebrales más evolucionadas; por contestar mensajes de texto mientras prestas atención a alguien que te habla. Por eso, para ser más productivo, termina una actividad y luego pasa a la siguiente.

Te recomendamos leer el artículo de Alejandra del Fabro, sobre el Mito del Cerebro Multitarea ¡clic aquí!

 

📵 ELIMINA LAS DISTRACCIONES. Visto que nuestro cerebro no es multitarea, es importante también eliminar las distracciones. Mientras más preciso sea el trabajo que debes hacer o más ajetreado el día, será más necesaria tu concentración y total atención. Te recomendamos apagar el teléfono o ponerlo en silencio y estar lejos de las redes sociales. Permanece con el foco en lo que planificaste hacer.

 

🎁 DATE REGALOS. Es importante que sientas la gratificación de las tareas terminadas. A nosotras nos gusta hacer listas y tachar las tareas realizadas. En el caso de proyectos que se ejecutan por fases nos damos “regalos” al terminar una serie de tareas. Puede ser un café especial, salir más temprano de la oficina ese día, ir a caminar un rato o sencillamente ver una película. Es importante que sientas la recompensa por tu trabajo bien hecho y, la primera persona que te va a recompensar eres tu mismo.

 

 

🙂 APRENDE A RELAJARTE. Bien sea escuchar música, cantar, bailar, caminar por el parque, ver series, es importante que en el balance de tu vida laboral incluyas actividades que te den satisfacción y te relajen. Nosotras hemos compilado en nuestra Guía Práctica de Manejo del Estrés encuentras ejercicios y estrategias para ayudarte a equilibrar los días con mucho trabajo.

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Sobre la autora

Mariela LloveraMariela Llovera es Abogado y Lcda. en Relaciones Industriales. Consultora en Gestión del Talento y Capacitación. Formada en Coaching y Docencia Universitaria en la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Posee estudios avanzados de Mercadeo de Contenidos para Profesionales en Northwestern University y diplomado en Diseño de Tecnología Educativa en el Massachusetts Institute of Technology. Estudiosa del tema tributario y del derecho empresarial. Fundadora de Nayma Consultores.

 

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Acerca de Nayma Consultores

Este espacio ha sido creado por Nancy Aguirre, Lic. en Relaciones Industriales, Contador Público y apasionada en el estudio y desarrollo del potencial humano; junto a su hija y colega Mariela Llovera, Lic. en Relaciones Industriales, Abogado, fascinada por el uso de las redes sociales y entusiasta del E-learning.

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