Mientras muchos dueños de negocios asumen que manejar dinero en efectivo es una parte necesaria de sus operaciones y que los errores asociados con el uso de efectivo son innerentes a esa actividad, es importante resaltar que el orden administrativo y los avances tecnológicos mejoran significativamente la manera como hacemos negocios; por ello es indispensable mantenerse actualizado para poder ser competitivo y rentable en mercados que cambian rápidamente.

¿Sabías que la gestión de divisas en efectivo te puede estar costando dinero?

Para comenzar debemos considerar que manejar dinero en efectivo tiene costos asociados y, sin duda, para cubrir esos costos deberás usar dinero de tu negocio. La ausencia de controles internos, no poseer procedimientos estrictos de verificación del efectivo, el desorden en el lugar de trabajo y la falta de entrenamiento adecuado a tus trabajadores convierte en pérdidas esos costos asociados al manejo del dinero. Así como lo lees, existen riesgos y malas prácticas asociadas al uso del efectivo que se traducen en pérdidas de dinero para el negocio.

 

 

La buena noticia es que hay una variedad de acciones que puedes tomar para detener estas pérdidas innecesarias. Sabemos que todos los dueños de negocio trabajan duro para levantar su compañía y es necesario que también pongan el mismo empeño en identificar, medir y reducir los riesgos asociados con el manejo de efectivo que son como la gotera de un grifo defectuoso por el que se escapa el dinero, a veces sin darse cuenta.

5 riesgos asociados al uso de dinero en efectivo sin controles adecuados

infografia que describe los 5 grandes riesgos en el uso de divisas en efectivo

La mayor incidencia de estos riesgos está asociada con errores comunes al realizar operaciones en efectivo

8 errores más comunes al manejar efectivo

8 grandes errores del manejo de divisas en efectivo

¿Habías considerado estos riesgos? ¿Te diste cuenta de cuáles de estos errores se cometen en tu compañía? El manejo erróneo del efectivo te cuesta dinero. ¿Lo has cuantificado?

Hay muchas maneras en las que puedes detener estas pérdidas innecesarias. Lo primero que necesitas es asegurarte que tu proceso de gestión del efectivo es eficiente. El efectivo, en moneda nacional o en divisas, que llega a tu negocio necesita necesita ser manejado adecuadamente.

El factor humano en el manejo de divisas en efectivo

Si tus trabajadores están manejando el efectivo de forma ineficiente tu negocio pierde dinero. Para empezar es bueno que trabajes con una lista de chequeo que te ayude a evaluar cada paso del proceso e indentificar dónde puedes reforzar la seguridad cuando se trata del manejo del efectivo por parte de tus trabajadores.

 

Tienes la responsabilidad de entrenar a tus trabajadores en el manejo correcto del efectivo de manera que puedan comprender todos los aspectos del proceso de gestión de efectivo, con especial atención al uso de monedas extranjeras si ese es el caso de tu negocio. Esto disminuirá el riesgo de errores y también le hará saber a tu equipo que estás comprometido en la gestión del negocio y que estás haciendo monitoreo real del efectivo.

Por supuesto que para confiar el manejo del efectivo, especialmente en divisas, a tus trabajadores es importante que cuentes con un equipo identificado con el negocio, entrenado y remunerado adecuadamente, así reduces también los riesgos de pérdida, hurto o robo de las piezas monetarias.

Uso de divisas en efectivo y organización del negocio

Es importante tanto la organización física del negocio, como la organización administrativa. Es importante destinar un espacio seguro, organizado, limpio y bien iluminado para el manejo de las divisas en efectivo, invertir en máquinas contadoras de billetes y también en máquinas para detectar billetes falsos, no te fíes únicamente de lápices para detectar la legitimidad de los billetes, para muestra, mira el vídeo de abajo.

 

 

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Recuerda que la gerencia  y propietarios de cada negocio son responsables del desarrollo e implementación de políticas, procedimientos y sistemas para salvaguardar los activos de la entidad, asegurar que se dispone de datos precisos para la contabilidad y prevenir, detectar y corregir errores o fraudes en las operaciones.

 

Uso de divisas en efectivo en Venezuela

En Venezuela ha aumentado el uso de divisas extranjeras en las transacciones cotidianas de compra y venta tanto al mayor como al detal. Algunos asesores han hecho énfasis en la facturación en divisas, como si este fuera el único reto que enfrentan los negocios cuyas operaciones se están realizando en divisas. Nuestro equipo va más allá, y pasamos a considerar la multitud de aspectos del negocio que deben adecuarse para realizar operaciones multimonedas de forma exitosa.

 

 

¿Qué puedo hacer?

Invertir en tu formación y en la de tu equipo de trabajo es pilar fundamental para el manejo exitoso de divisas en efectivo y disminuir las pérdidas ocasionadas por el desconocimiento y la desorganización. En Nayma Consultores hemos organizado el Encuentro “Uso de divisas como medio de pago” que tendrá lugar el jueves 25 de Julio de 2019 en el Salón Pedro Delgado de la Cámara de Industriales del Estado Aragua, ubicada en la Urb. Industrial San Jacinto de Maracay, Estado Aragua. Será una sesión interactiva de consultoría grupal donde podrás exponer tus dudas, aprender de la experiencia de otros, te brindaremos opciones de buenas prácticas y pautas de asesoramiento generales en un encuentro presencial de 4 horas de duración, exclusivo para 15 personas. 

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Sobre la autora

 

Mariela LloveraMariela Llovera es Abogado y Lcda. en Relaciones Industriales. Consultora en Gestión del Talento y Capacitación. Formada en Coaching y Docencia Universitaria en la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Posee estudios avanzados de Mercadeo de Contenidos para Profesionales en Northwestern University y diplomado en Diseño de Tecnología Educativa en el Massachusetts Institute of Technology. Estudiosa del tema tributario y del derecho empresarial. Fundadora de Nayma Consultores.

 

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