La dotación de útiles escolares es un beneficio social de carácter no remunerativo previsto en el artículo 105.5 del Decreto con Rango Valor y Fuerza de Ley Orgánica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras (D-LOTTT)

En palabras sencillas, la dotación de útiles escolares que se haga a los trabajadores no es salario y, en consecuencia, no tiene incidencia en el cálculo de salario normal, bono vacacional, utilidades o prestaciones sociales; tampoco tiene incidencia en el cálculo de parafiscales tales como el FAOV o el INCES. 

Adicionalmente, al ser un beneficio social previsto en la ley, este egreso es un gasto deducible del Impuesto Sobre La Renta (ISLR) según lo dispuesto en el artículo 27.1 de la Ley de ISLR vigente.

Este artículo ha sido preparado especialmente para quienes desean comenzar a brindar este beneficio a sus trabajadores, aunque no lo tienen establecido en sus contratos de trabajo individuales o en sus políticas de remuneración.

También puede ser útil para ti si ya estás entregando la dotación por decisión de la empresa y estás explorando alternativas para optimizar su implementación.

En principio, no. La entrega de útiles escolares, si bien está prevista en el Art. 105.5 del D-LOTTT, no constituye una obligación legal general, por lo que queda a criterio del patrono otorgar o no este beneficio.

Si estás considerando incorporar este beneficio para tu equipo de trabajo, es importante que lo hagas con visión de sostenibilidad. Una vez que comiences a otorgarlo, conviene establecer mecanismos que permitan mantenerlo en el tiempo sin comprometer la operatividad de la empresa.

Ten presente que, si en la entidad de trabajo existe una Convención Colectiva suscrita con los trabajadores que establece expresamente la obligación de entregar esta dotación, entonces sí corresponde hacerlo, conforme a las condiciones, modalidades y plazos previstos en dicha convención o “Contrato Colectivo”.

Antes de diseñar cualquier plan de compensación o beneficio, es vital conocer a tu equipo de trabajo: sus necesidades reales, sus motivaciones y las etapas de vida en las que se encuentran. Esta información te permite tomar decisiones más acertadas, optimizar la inversión y evitar que los recursos de la organización se diluyan en iniciativas que no generan impacto.

¿Cuáles políticas de compensación puedo establecer en mi empresa?

En Nayma Consultores insistimos en que las palabras importan. Por eso hablamos de trabajadores, no de colaboradores. Un trabajador no es alguien que “colabora” por voluntad o simpatía: es sujeto de derechos, deberes y obligaciones dentro de una relación laboral formal. Reconocerlo así es el primer paso para diseñar beneficios que realmente respondan a su realidad.

Cuando no se parte del conocimiento del equipo, los planes de dotación, como el de útiles escolares, pueden terminar reflejando las preferencias personales de quien los diseña, en lugar de atender las necesidades concretas de quienes los reciben. El resultado: baja efectividad, escasa valoración del beneficio y pérdida de recursos.

¿Puedes completar la remuneración de tus trabajadores con “Salario Emocional”?

De tal modo que necesitas saber cuántos trabajadores de la empresa tienen niños, niñas y adolescentes a su cargo y cuántos de esos están cursando estudios.  Lo más común es que este beneficio abarque solo a quienes están en educación inicial y primaria, sin embargo, cada organización puede desarrollar su propio programa e incluir a jóvenes cursando secundaria.

También es importante reconocer el impacto que la realidad del país tiene en tu organización. Aunque este beneficio suele otorgarse tradicionalmente a madres y padres, cada vez es más común encontrar trabajadores que tienen bajo su cuidado exclusivo a sobrinos o nietos.

La dinámica migratoria ha generado profundas transformaciones en las estructuras familiares. Muchas personas emprendieron caminos en busca de mejores condiciones de vida, dejando temporalmente a sus hijos al cuidado de familiares. En muchos casos, la reunificación no ha sido posible, y son los abuelos o tíos quienes asumen la crianza de esos niños. Esta realidad, marcada por circunstancias complejas, exige sensibilidad institucional, rigor documental y respuestas adaptadas a los nuevos escenarios.

Conocer a tu equipo de trabajo te permitirá dimensionar adecuadamente el alcance de la política de dotación de útiles escolares, identificando cuántos trabajadores y estudiantes bajo su cuidado podrían ser beneficiados.

A mayor población beneficiada, mayor será el costo para la empresa; sin embargo, también puede esperarse un incremento en la satisfacción del equipo. Esto dependerá, en buena medida, de cómo se ejecute el programa y de la calidad de la comunicación que lo acompañe.

Un beneficio bien gestionado y comunicado con claridad puede convertirse en una poderosa herramienta de reconocimiento y compromiso laboral.

¿Sabes cuán satisfechos están tus trabajadores con el pago que reciben?

Una estrategia de compensación que no sea financieramente viable está destinada al fracaso; por eso antes de ejecutar una política de dotación de útiles escolares es menester conocer la capacidad financiera de la organización para darle respuesta a las siguientes preguntas:

• ¿Hay un presupuesto disponible?
• ¿Cuáles recursos necesitaré?
• ¿Cómo voy a medir el retorno de la inversión?
• ¿Cómo mediré la efectividad de las estrategias de compensación?

Cuando se desconoce la realidad financiera de la compañía el equipo de Gestión Humana puede plantearse el otorgamiento de beneficios que terminan por ser contraproducentes tales como:

• Ofrecer gratificaciones que no se concretan o desaparecen rápidamente.
• La dotación no se adecúa a las necesidades de la mayoría de la población atendida.
• El programa diseñado sobrepasa las capacidades de ejecución de la organización.
• El programa se ejecuta de tal manera que termina convirtiéndose en una fuente de quejas y frustración.

También es importante reconocer que difícilmente se logrará complacer a todos los trabajadores; siempre habrá quienes expresen inconformidad. Lo esencial es diseñar un beneficio que tenga sentido para la mayoría de la población atendida, que responda a sus necesidades reales y que, al mismo tiempo, sea económicamente viable para la empresa.

Dado que se trata de un beneficio dirigido a una población específica, niños, niñas y adolescentes que están bajo la responsabilidad de los trabajadores de tu organización y se encuentran cursando estudios, es fundamental establecer condiciones claras de acceso.

En función de la capacidad financiera de la empresa, la realidad de tu equipo de trabajo, el número de trabajadores y la cantidad potencial de estudiantes a atender, resulta lógico y razonable establecer un rango de edades y niveles educativos que delimiten quiénes podrán acceder al beneficio

Asimismo, debe definirse con precisión la documentación que se solicitará a los trabajadores para verificar su elegibilidad y garantizar una asignación transparente y equitativa.

En general, se suelen pedir los siguientes soportes:

• Partida de nacimiento, donde se pueda establecer la filiación del estudiante con el trabajador.
• Colocación familiar, en caso de que el trabajador no sea progenitor del niño, niña o adolescente que tiene a su cuidado.
• Inscripción del niño, niña o adolescente en una institución educativa que corresponda con el año escolar a cursar.

La experiencia nos enseña que nunca falta quien intente aprovecharse del beneficio sin demostrar la filiación con el niño, haberlo inscrito en la escuela o tener realmente a su cargo la responsabilidad de crianza.

Por eso, al momento de implementar la dotación de útiles escolares, conviene definir con precisión los requisitos de elegibilidad y los mecanismos de verificación, para garantizar que el beneficio llegue a quienes verdaderamente lo necesitan.

Así mismo, la documentación solicitada sirve para el control posterior del gasto realizado por el equipo de Gestión Humana, para evitar desviaciones internas en la asignación del beneficio.

En general, las empresas cumplen con este beneficio de dos maneras: entrega de dinero o dotación de un combo de útiles escolares.

No hay una modalidad que sea mejor que otra, y la elección del modo de entrega del beneficio depende de factores económicos, de logística, de las características del demográfico y de los valores de la organización.

Entrega de dinero por concepto de dotación de útiles escolares

Si te decides por esta opción la documentación del pago es clave, para eliminar la tentación de confundirlo con conceptos salariales. Lo ideal es que esté discriminado en el recibo de pago, que la fecha de pago no coincida con las fechas de pago del salario y, de ser posible, hacerlo a través de una tarjeta destinada exclusivamente al pago de beneficios sociales no remunerativos.

Si bien esta modalidad resulta fácil de ejecutar, desde el punto de vista logístico, amerita hacer una investigación previa para poder otorgar una cantidad de dinero que realmente tenga sentido para los trabajadores y represente un ahorro frente al incremento en los gastos que representa el inicio de año escolar.

Dotación de combo de útiles escolares

Esta modalidad de dotación requiere una planificación logística más rigurosa. Es necesario definir previamente los artículos que conformarán el combo de útiles escolares, solicitar presupuestos y coordinar acciones entre el equipo de compras y el de gestión humana para garantizar una ejecución eficiente del programa.

A diferencia de la modalidad monetaria, esta opción ofrece mayores garantías de que el beneficio llegue directamente al estudiante, evitando que los fondos sean destinados a otros fines distintos a la inscripción escolar o la adquisición de útiles.

Asimismo, es indispensable documentar formalmente la entrega de la dotación. Cada trabajador debe firmar un recibo que detalle los artículos entregados, lo cual permite mantener trazabilidad y respaldo administrativo.

Un valor agregado de esta modalidad es que la entrega puede convertirse en una oportunidad de integración entre los miembros del equipo, fortaleciendo el sentido de pertenencia y la percepción positiva de la marca empleadora.

En Nayma Consultores te ayudamos a transformar la dotación de útiles escolares en una herramienta de reconocimiento y posicionamiento. Descubre nuestros cursos y asesorías en compensación y beneficios, costos laborales y gestión humana.

¿Este artículo te resultó útil? ¡Compártelo!

Fecha de publicación: 24 de agosto de 2025

#|LABORAL|# #/1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12/#