Con frecuencia nos preguntan ¿qué puedo hacer para blindar a mi negocio frente a riesgos laborales? ¿cómo puedo demostrar qué en mi organización estamos actuando correctamente? ¿qué necesito para defenderme en un proceso laboral contra mi empresa? En estos casos nuestra respuesta comienza con esta recomendación: Documenta tu actuación en Gestión Humana

Cuando hablamos de documentación, nos referimos a los registros escritos y materiales que proveen información crucial sobre un tema en particular, en este caso, de la Gestión del Talento en la organización.

La documentación incluye una amplia variedad de recursos tales como guías de usuario, comunicaciones internas y documentación de procesos. En un contexto de negocios, la documentación abarca políticas, normas, procedimiento y directrices que se necesitan para operar un negocio.

La documentación de tu compañía, es el registro vivo de sus conocimientos y experiencias, por lo que debe actualizarse con frecuencia y revisarse cuando sea necesario. 

«La documentación es tan sencilla, sin embargo, las compañías tienen problemas para ejecutarla y comprender su importancia» afirma Dick Grote, fundador de Grote Consulting y autor del libro Discipline Without Punishment.  

En Nayma Consultores entendemos que, parte del reto de la documentación de la Gestión Humana de las compañías radica en que, frecuentemente, viene acompañada de un papeleo infinito y tareas repetitivas que se sienten manuales, engorrosas y francamente, aburridas. 

A su vez, la documentación tiene un fuerte componente de cumplimiento de obligaciones legales que, en el caso de la legislación venezolana es extenso, repleto de detalles, obliga al uso de papel y, si su importancia no es comprendida en el resto de la organización, puede traducirse en una sobrecarga de trabajo para el equipo encargado de ejecutarla.

La clave de una documentación sólida está en la cultura de la organización y la disposición mental de todos los involucrados. La buena documentación es la base de la credibilidad del empleador al demostrar que los trabajadores son tratados de una manera justa y consistente.

La documentación es la columna vertebral de las operaciones de negocio eficientes, transparentes y confiables. Más allá del papeleo y el mantenimiento de registros, la documentación es una herramienta estratégica para agilizar procesos, mejorar la comunicación y fomentar el crecimiento empresarial.

La documentación te ayuda a:

Comunicarte con efectividad: A través de la documentación adecuada se pueden transmitir detalles esenciales a los miembros del equipo, partes interesadas y usuarios finales. En nuestra experiencia, cuando la documentación del trabajo se implementa teniendo en mente su pertinencia y que sea fácil de mantener, se promueve la comprensión y la colaboración entre las diferentes partes.

Mantener la coherencia: El profesor Dave Ulrich afirma que “RRHH ya no se trata solo de la administración del personal o de la gestión de la confianza de los empleados. RRHH se trata de ayudar a su organización a competir y tener éxito en el mercado.” Cuando documentamos correctamente nuestros procesos y procedimientos de trabajo -y lo damos a conocer a todo el equipo- podemos garantizar que las tareas se realizan de manera uniforme en toda la organización y se continúa brindando la calidad de productos, servicios y atención a los clientes.

Preservar el conocimiento: Cuando el saber hacer de nuestra organización no está documentado y dependemos de la manera de trabajar de un empleado o un grupo de ellos, cuando estas personas se van de la compañía el conocimiento se va con ellos. La documentación sirve como un registro de nuestras decisiones, resultados y experiencias pasadas, lo que nos permite aprender de ellos y utilizarlos como puntos de referencia en el futuro.

Mejorar la eficiencia: Al documentar los procesos de negocio se registran los pasos necesarios de una operación de la organización, para diseñar un proceso que satisfaga una necesidad identificada. Un sistema bien documentado puede eliminar ambigüedades y ayudar a agilizar nuestros flujos de trabajo y operaciones.

Minimizar riesgos: La documentación adecuada juega un papel fundamental en la reducción de los riesgos legales para las empresas. Al mantener registros claros y precisos, nos aseguramos de que nuestra organización pueda proporcionar evidencia del cumplimiento de las leyes y regulaciones, al mismo tiempo, la documentación puede ayudarnos a identificar posibles problemas y mitigar los riesgos al proporcionar pautas y mejores prácticas.

La documentación en Gestión Humana comprende un conjunto de registros que las empresas mantienen para tener evidencia de sus actuaciones, realizar un seguimiento de los cambios realizados y poder tomar decisiones informadas.

La documentación en RRHH incluye:

• Registros de empleo: Información sobre los empleados y su historial laboral.
• Actividades de la compañía: Información sobre las decisiones y acciones tomadas por la empresa.
• Informes de incidentes: Registros sobre incidentes ocurridos en el lugar de trabajo.

Es vital que los profesionales de RRHH mantengan documentación organizada, precisa y consistente de los eventos que ocurren en el lugar de trabajo. Tanto de los éxitos, como de las oportunidades de mejora.

Hacer de la documentación una prioridad te ayuda a mitigar disputas laborales, defender a tu empresa en caso de que la controversia escale, aclarar políticas y responder preguntas importantes sobre la organización.

Comprender la documentación en Gestión Humana te ayuda a proteger la organización y simplificar sus procesos internos. Cuando el departamento de RRHH cuenta con un historial detallado de eventos importantes en el lugar de trabajo, este también sirve como guía para otorgar ascensos, medidas disciplinarias, aumentos salariales y despidos.

Hay distintos documentos cuya conservación puede ser necesaria o útil para los profesionales de RRHH. Los documentos a conservar varían dependiendo del país, de la compañía e inclusive entre los distintos empleados de una misma organización.

Ten presente que en el departamento de RRHH se debe conservar documentación general de la compañía relacionada con los trabajadores y además tener expedientes individuales de cada empleado.

A continuación, te presentamos cuatro áreas básicas de la relación con los trabajadores a documentar en el departamento de RRHH.

Contratación

Es importante conservar los documentos originales del proceso de contratación de los trabajadores.

Algunos de los documentos que debes mantener en el expediente del trabajador son:

• Solicitud de empleo
• Hoja de vida, Resumen Curricular
• Verificación del historial de empleo y educación.
• Contrato de trabajo
• Documentos de identificación personal
• Información bancaria

Desempeño del trabajador

Documentar adecuadamente el desempeño, incluyendo sus problemas, no solo protege al empleador en caso de demandas, sino que también demuestra las acciones tomadas para ayudar al trabajador a tener éxito.

La documentación del desempeño debe incluir:

• Reconocimientos a los trabajadores: Es importante mantener registros de los logros y reconocimientos otorgados a los trabajadores.
• Evaluaciones disciplinarias: La documentación debe incluir información sobre cualquier acción disciplinaria tomada.
• Oportunidades de mejora: También es importante documentar las oportunidades de mejora identificadas y las acciones tomadas para ayudar al trabajador a mejorar.

En Nayma Consultores te recomendamos mantener registros de lo siguiente:

• Descripciones de cargo.
• Certificados de formación y desarrollo.
• Amonestaciones verbales y escritas.
• Asistencias, inasistencias y permisos.
• Resultados de evaluaciones del desempeño
• Planes de mejora del desempeño
• Premios y reconocimientos.

Información médica

La legislación laboral de cada país, región e incluso el tipo de industria marcan la documentación médica que debe tener la empresa de cada trabajador. Comúnmente, las áreas de gestión humana mantendrán registros de:

• Adecuación para personas con discapacidad.
• Reposos y ausencias médicas.
• Información de contacto para emergencias.

Recuerda respetar la privacidad de los trabajadores y cumplir con todas las regulaciones aplicables al solicitar información médica y documentar las ausencias relacionadas con la salud.

En el caso de Venezuela estas regulaciones se encuentran en el Decreto Con Rango Valor y Fuerza de Ley del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras (D-LOTTT), en la Ley Orgánica de Prevención, Condiciones y Medio Ambiente de Trabajo (LOPCYMAT), así como en su reglamento y normas técnicas emitidas por el Instituto de Prevención Nacional de Prevención, Salud y Seguridad Laborales (INPSASEL), además de la Ley del Seguro Social y su reglamento.

Egreso del trabajador

Si un empleado deja la empresa voluntaria o involuntariamente, es vital mantener registros exhaustivos de su partida, que incluyen, al menos lo siguiente:

• Carta de renuncia o de despido.
• Registro de entrevista de egreso.
• Información de pagos a la terminación de la relación de trabajo.

Ten presente que estas sugerencias de documentación son sólo para orientación general y que debes investigar las obligaciones legales que son pertinentes en tu jurisdicción y también aquellas aplicables en tu rama de industria. De igual modo, te recomendamos consultar con un profesional para saber cuáles archivos son cruciales para dar cumplimiento a la normativa laboral vigente y que le resulta aplicable a tu organización.

¿Quieres aprender a blindar tu actuación profesional en el área de gestión laboral? ¿Te preocupa no saber cómo apoyar en la defensa de la empresa en caso de un reclamo laboral? ¿El montón de documentos de RRHH te resulta abrumador? ¿Quieres saber cómo hacer que ese montón de papeles trabajen a tu favor?

Si te hemos retratado, la MasterClass “Documenta y reduce riesgos laborales” es para ti.

Se trata de un curso grabado, de 4 horas de duración, dividido en 25 videos y abarca 5 grandes secciones:

• ¿Qué es la documentación y por qué es importante para la gestión laboral de tu empresa?
• Base legal de la documentación laboral en Venezuela
• Documentación laboral de la empresa. Información de la compañía de acceso frecuente a RRHH.
• Documentación laboral de los trabajadores: El expediente del trabajador.
• Cómo llevar la documentación laboral de la empresa y los trabajadores.

Toma esta oportunidad y aprende junto a nuestro equipo a blindar tu actuación profesional.

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