Documentación en Gestión Humana
MEMORIA DE LA EMPRESA Y PRUEBA DE SUS ACTUACIONES
La documentación es una herramienta fundamental para la gestión humana. Es la memoria de la empresa y la base para tomar decisiones informadas. Sin una buena documentación, las empresas pueden correr el riesgo de sufrir pérdidas económicas, sanciones administrativas y daños a su reputación.
¿Dónde comienza la documentación?
La documentación en la gestión humana debe comenzar desde el momento de la creación de la empresa.
En esta etapa, es importante documentar todos los aspectos relacionados con la formalización de la empresa, como el acta constitutiva, los estatutos, los registros con entidades gubernamentales tales como:
- SENIAT
- Alcaldía
- Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS)
- Fondo de Ahorro Obligatorio de la Vivienda (FAOV)
- Instituto Nacional de Capacitación Educativa Socialista (INCES)
- Registro Nacional de Entidades de Trabajo (RNET – Min Trabajo)
- Instituto de Nacional de Prevención, Salud y Seguridad Laborales (INPSASEL)
La lista anterior es meramente enunciativa y no pretende ser exhaustiva, porque dependiendo del tipo de actividad económica que realice la compañía pueden necesitarse registros y permisería adicional.
¿Cuál es el marco regulatorio para la documentación de empresas?
El marco regulatorio para la documentación de empresas está conformado por una serie de normas legales y reglamentarias, que establecen los requisitos y procedimientos para la conservación de la documentación laboral.
¿Es importante conservar la documentación en físico?
En Venezuela, es recomendable conservar la documentación laboral en físico, ya que tanto algunas normas existentes, como criterios de organizaciones gubernamentales dan preeminencia a la prueba documental en físico.
Sin embargo, la Ley Sobre Mensajes de Datos y Firmas Electrónicas permite la utilización de la documentación electrónica, siempre que se cumplan los requisitos establecidos en la ley y sean promovidas correctamente.
Sea en físico o en digital, la organización de la documentación es fundamental para facilitar su acceso y consulta. La documentación debe estar organizada de forma que sea fácil encontrar la información que se necesita.
¿Cuáles son los beneficios de mantener un sistema de documentación en gestión humana?
La documentación empresarial es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier negocio. La documentación de los procesos de Gestión Humana elimina la mayoría, si no todos, los componentes imprecisos del área. Los empleados comprenderán mejor sus funciones y responsabilidades. Más allá de eso, la documentación también:
- Permite conseguir los objetivos empresariales planteados con más facilidad.
- Contribuye a utilizar mejor los medios que hay disposición de la compañía.
- Facilita la comprensión y comunicación entre los distintos componentes de una organización.
- Aporta las medidas para que se puedan realizar las actividades de la empresa de una manera eficiente, con un esfuerzo mínimo.
- Rebaja o incluso en algunos casos llega a acabar con la duplicidad de esfuerzos al delimitar las tareas.
- Consigue acabar con la ineficiencia de las actividades, aumentando la productividad y disminuyendo los costes.
Documentación, un elemento de prevención y disminución de riesgos laborales para las empresas.
En el ámbito laboral, la documentación es especialmente importante para proteger a las empresas de los riesgos derivados de los reclamos de los trabajadores.
En caso de un conflicto laboral, la empresa que mantenga una buena documentación de sus procesos, proveerá a su equipo de abogados con mejor material para preparar la defensa de sus intereses.
También es vital tener la documentación ordenada y a la mano en caso de una fiscalización de los organismos parafiscales (IVSS, IVSS, FAOV), el INPSASEL y de procedimientos administrativos ante la Inspectoría del Trabajo, tales como reclamos, desmejoras o visitas de supervisión.
¿Cuál ha sido la experiencia de nuestros clientes?
En el caso de fiscalizaciones de organismos parafiscales, como de supervisión por parte de la inspectoría del trabajo, nuestros clientes han tenido experiencias satisfactorias donde han podido demostrar, adecuadamente, el cumplimiento de sus obligaciones.
¿Cómo lo lograron?
- Brindando formación técnica y práctica para todo el equipo de trabajo.
- Haciendo cambios progresivos para optimizar la gestión de la compañía.
- Sinergia
- Buenas prácticas de RR. HH.
- Soporte documental
En conclusión, la documentación es un elemento esencial de la gestión humana. Es importante que las empresas cuenten con una buena organización documental para proteger sus intereses y cumplir con sus obligaciones.
Consejos para mejorar la documentación en la gestión humana:
Establece un sistema de organización documental. Esto facilitará el acceso a la información cuando la necesites.
Utiliza un software de gestión documental. Esto puede ayudarte a automatizar tareas y a mantener la información actualizada.
Asigna responsabilidades de documentación a los empleados. Esto ayudará a garantizar que la información se recopile y conserve correctamente.
Revisa tu documentación de forma periódica. Esto te ayudará a identificar cualquier información faltante u obsoleta.
Siguiendo estos consejos, las empresas pueden mejorar su gestión documental y proteger sus intereses.
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Sobre las autoras
Nancy Aguirre
Contador Público Colegiado y Lcda. en Relaciones IndustrialesLicda. en Relaciones Industriales y Contaduría Pública, egresada de la Universidad de Carabobo. Certificada por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela en Normas Internacionales de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades. Consultora y Asesora Empresarial. Posee más de 40 años de experiencia en el ejercicio profesional, se ha desempeñado tanto en el sector público como en el privado. Fundadora de Nayma Consultores.
Mariela Llovera
Abogado, Lcda. en Relaciones Industriales y AvaluadoraAsesora en Derecho Tributario, Mercantil y Laboral para distintas organizaciones en la región central del país. Formada en Coaching y Docencia Universitaria en la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Posee diplomado en Diseño de Tecnología Educativa en el Massachusetts Institute of Technology. Estudiosa del tema tributario y del derecho empresarial. Actualmente, forma parte de la Junta Consultiva de la Cámara de Comercio Venezolano Italiana del Estado Aragua. Distinguida con la Orden José Casanova Godoy del Colegio de Abogados del Estado Aragua por su aporte a la difusión del Derecho Tributario y Laboral. Adicionalmente, es conferencista frecuente de los Colegios de Contadores Públicos de Aragua y Miranda. Estudiosa del tema tributario y del derecho empresarial.
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Estoy convencido de que llega el momento en que el emprendimiento digital de un Blog requiere del apoyo de los profesionales.
Lo que nació como una iniciativa motivada en la curiosidad personal y una sugerencia en la clase de Gobierno Digital en el post grado de Gestión y Administración de Tributos de la Escuela Nacional de Hacienda Pública, se tradujo en el Blog GERENCIA & TRIBUTOS, un proyecto personal inspirado en la certeza de que siempre es positivo aportar en el fortalecimiento de la cultura tributaria en el país.
Con un enfoque autodidacta e intuitivo se fue consolidando este espacio como un punto de referencia entre las personas interesadas en la materia tributaria. Lo cierto es que en la autopista de la información hay mucho contenido relevante y útil para que un bloguero haga su trabajo. Es cuestión de hacer lo que te gusta, con esmero, y yo agregaría, que divirtiéndote. Haciéndolo grato para ti y los demás.
Soy una persona que siempre defiende la tesis de que la especialización es una instancia a ser tomada en cuenta para hacer mejor las cosas que deseas hacer bien. Por ello, en mi área de trabajo cotidiano: la asesoría tributaria; siempre recomiendo que la gente no se auto-medique, para eso están los expertos que te pueden dar la mejor orientación y agregar valor a tu trabajo. Esto no solo aplica a la medicina y a la asesoría tributaria, sino que también resulta necesario en el ámbito del social media.
Así, por casualidades de la vida, que hoy más bien pintan como «causalidad», coincidimos con un grupo profesional que brinda asesoría en el desarrollo de la Marca Personal y en el uso de estrategias digitales para potenciarla. Se cruzaron de esta forma dos líneas. La nuestra, en búsqueda de ayuda para hacer mejor lo que hacemos; y en nuestros asesores el interés de aportar su trabajo y conocimiento en la atención a un cliente a quien pueden apoyar en el logro de sus metas. De esta manera, el equipo de NAYMA CONSULTORES contribuyó con el Blog GERENCIA & TRIBUTOS y realizaron una transformación en su imagen, organización de contenidos y un nuevo enfoque de promoción digital, que aún está en proceso, porque la mejora es continua, como acuñaron los japoneses décadas atrás.
Las reacciones han sido muy favorables, algunas incluso muy jocosas, como el episodio de un fuerte abrazo que una de nuestras lectoras dio sorpresivamente a una de las artífices de la mejorada imagen del Blog en muestra espontanea de agradecimiento por mejorar su experiencia como usuario.
Ha sido una gratificante experiencia, llena de aprendizaje. De esta forma nos vestimos de gala para celebrar próximamente las 2.000.000 de consultas históricas al Blog, agradeciendo la paciencia y el profesional acompañamiento de Nancy Aguirre y Mariela Llovera junto con todo equipo de Nayma Consultores en el proyecto GERENCIA & TRIBUTOS.
El proyecto con el Lcdo. London se ejecutó de Marzo a Septiembre de 2016
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