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¿Cuáles son los libros de contabilidad que exige el Código de Comercio en Venezuela?

En el Código de Comercio de Venezuela se establece que los comerciantes tienen la obligación de llevar correctamente la contabilidad mercantil en los libros de comercio o libros de contabilidad.
 
La contabilidad debe llevarse en castellano (Art. 32 del Código de Comercio) y en moneda nacional a menos que se tenga autorización de la administración tributaria para llevar la contabilidad en moneda extranjera (Art. 102.7 del Código Orgánico Tributario)

Los libros de contabilidad

En los libros de contabilidad se registran de forma cronológica y nominativa los datos de las transacciones económicas del comerciante, sea a título individual (firma personal) como en colectivo.  La forma más común de asociación en Venezuela es la Sociedad Mercantil, que puede denominarse Sociedad Anónima (S. A.) o Compañía Anónima (C.A.)

Importancia de los libros de contabilidad

Los libros permiten construir la información contable de la entidad y en ellos aparecen todos los datos necesarios para poder entender el funcionamiento económico-financiero de una Sociedad Mercantil o de un comerciante individual.
 
Llevar los libros contables es una función esencial en el negocio, tanto por razones legales como de gestión financiera.

Nayma recomienda: Importancia de la Contabildad para los impuestos  ¡Lee aquí!

Al llevar registros precisos, tu negocio puede tener una perspectiva de su salud financiera través de estados financieros tales como:

  • Estado de Resultados
  • Estado de situación financiera
  • Estado de situación patrimonial
  • Flujo de Caja
  • Flujo de Caja Proyectado

 
El registro correcto de los datos financieros en los libros de contabilidad es el insumo para que los profesionales de contabilidad organicen y analicen esa información y además provean recomendaciones para la gestión del negocio.
 
La importancia del correcto llenado de los libros de contabilidad se extiende más allá de simplemente estar organizado. El registro diligente de todos los ingresos y egresos del negocio te permite crear estrategias para el futuro. Como bien dijo Warren Buffet: “La contabilidad es el lenguaje de los negocios
 
Como puedes darte cuenta, los libros de contabilidad mercantil tienen muchas ventajas para la gestión del negocio y además te ayudan a responder ante potenciales verificaciones o fiscalizaciones de la Administración Tributaria.

Libros legales que se emplean en la contabilidad en Venezuela

El artículo 32 del Código de Comercio señala que, obligatoriamente deben llevarse los siguientes libros:

  • Libro diario
  • Libro mayor
  • Libro de inventarios y balances

 

 

El libro diario y el libro de inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Registrador Mercantil. (Art. 33, C. Com.)
 
En otras palabras, estos son los libros que debes llevar a “sellar” al Registro Mercantil donde está constituida la empresa o la firma personal, si es un comerciante individual.
 
Esto quiere decir para usar el libro mayor no necesitas llevarlo a “sellar” al registro.
 
Además puedes llevar todos los libros auxiliares que necesites en tu contabilidad. Los libros auxiliares tampoco se llevan a “sellar” al registro.

Lo que no puedes hacer a los libros de contabilidad

Ten presente que el Código de Comercio (Art. 36), con el propósito de salvaguardar la integridad de la contabilidad y de los efectos jurídicos que se le atribuyen, prohíbe a los comerciantes hacer lo siguiente:
 

  • Alterar el orden y fecha de las operaciones descritas.
  • Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.
  • Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.
  • Borrar los asientos o parte de ellos.
  • Arrancar hojas, alterar la encuadernación o foliatura y mutilar alguna parte de los libros.

 

Los libros de contabilidad y la Administración Tributaria

Como la contabilidad mercantil es base fundamental de la contabilidad tributaria pues ella permite conocer costos de producción, gastos, ganancias, utilidades, patrimonio, dividendos y pérdidas y esto, a su vez, tiene incidencia en la determinación de tasas, impuestos y otras contribuciones, es lógico que el estado de los libros de contabilidad sea de interés para la administración tributaria.
 
Tan es así que el Código Orgánico Tributario, en su artículo 102 lista los Ilícitos tributarios formales relacionados con el deber de llevar libros y registros contables y todos los demás libros y registros especiales.

ilicitos tributarios en venezuela art 102 del COT

Libros legales que deben tener las Sociedades Mercantiles

Además de los libros de contabilidad, los administradores de las Sociedades Mercantiles (Compañía Anónima o Sociedad Anónima) deben llevar otros libros legales que son exigidos por el Código de Comercio (Ver Art. 260)
 
No es indispensables que sean presentados ante el Registro Mercantil de la localidad para que puedan ponerse en uso y son:

  • Libro de accionistas
  • Libro de actas de asamblea
  • Libro de actas de la junta de administradores

Estos libros es indispensable tenerlos en la compañía, pero no existe obligación legal de presentarlos previamente ante el registro para poder usarlos. 

Algunas organizaciones tienen la práctica de llevar a sellar al registro los libros de accionistas, de actas de asamblea y de junta de administradores aunque no sea obligatorio. 

Para hacer tu trabajo más fácil, te recomendamos tener a mano el ayuda memoria elaborado por nuestro equipo y así siempre sabrás cuáles libros es indispensable presentar ante el Registro Mercantil.

Libros legales requeridos por el código de comercio de venezuela

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Sobre las autoras

Nancy Aguirre Licda. en Relaciones Industriales y Contaduría Pública, egresada de la Universidad de Carabobo. Certificada por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela en Normas Internacionales de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades. Consultora y Asesora Empresarial. Posee más de 40 años de experiencia en el ejercicio profesional, se ha desempeñado tanto en el sector público como en el privado. Fundadora de Nayma Consultores.

 

Mariela LloveraMariela Llovera es Abogado y Licenciada en Relaciones Industriales. Consultora. Conferencista. Enfocada en el desarrollo y uso de tecnología para la mejora de procesos de gestión empresarial para PYMES. Posee experiencia en consultoría de Gestión de Recursos Humanos y Tributos para PYMES en minería, agroindustria, ventas de vehículos, alimentos, comercio minorista, servicios de salud e inmobiliarias. Orientada al logro de objetivos comunes con los clientes. Miembro de Consejo Consultivo de la Cámara de Comercio Venezolano Italiana (CAVENIT) Seccional Aragua y Asesora de la Junta Directiva de la Cámara de Industriales del Estado Aragua.  Fundadora de Nayma Consultores.

 

 

 

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[ Guía de Estudio ] Rebaja Alícuota Impositiva General del IVA para pagos con Medios Electrónicos
octubre 10, 2017

Muy buenos días, estoy muy agradecido por ver cómo ustedes nos mantienen al día. El trabajo que vienen realizando las cataloga como unas excelentes profesionales y para mí es muy satisfactorio ser uno de sus muchos clientes satisfechos.


 
 
 

52 comentarios en “¿Cuáles son los libros de contabilidad que exige el Código de Comercio en Venezuela?”

  1. Buenos dias, toda esta informacion refuerza y nos hace recordar todos nuestros conocimientos adquiridos durante nuestra carrera y es de suma importancia tener al dia los conocimientos sobre todo lo relacionado con lo que pasa en nuestra area para pader asi ayudar a nuestros cliente en la solucion de algun percance en su empresa y facilitar la soluciones mas acorde al problema. Me encanta los temas que estan tratando en estos ultimos meses muchas gracias por aportarnos tan buena informacion.

    1. Nayma Consultores

      Hola Melsy,

      Gracias por apreciar el trabajo que hacemos. Recuerda compartir estos recordatorios con amigos y colegas. Les pueden ser de utilidad.

      1. Bueno aquí en Caracas Venezuela los libros deben ser obligatoriamente sellados por el registro y tienen un elevadísimo no puedes hacer ningún trámite ante ellos como venta de acciones

        1. Nayma Consultores

          Hola Néstor,
          El Código de Comercio indica cuáles libros deben ser obligatoriamente sellados por el registro mercantil antes de ponerse en uso.
          Saludos

    1. Nayma Consultores

      Hola Maire,

      Gracias por apreciar el trabajo que hacemos y por tu disposición a compartir con tus amigos y colegas. Juntos construimos #CulturaGerencial

  2. José Vladimir Escalante Sequera

    Saludos. Licenciadas. Nancy Aguirre y Mariela Llovera, y a todo el equipo que trabaja con ustedes, interesante mencionarlos por acá. Reviso con mucho interés sus escritos acertados, oportunos y con total vigencia.

    (Nota; mencionar las notas revelatorias como estado financiero uno de los mas importantes, y mencionar el libro de inventarios de materiales, no el libro inventario mencionado en Código de Comercio del año 1956, sino el que obliga el reglamento de la LISR)

    En el caso de los libros lamentablemente algunos clientes, contribuyentes o nosotros mismos como profesionales no insistimos que llevar estas herramientas que no solamente son obligatorios sino que sirven para fortalecer el control interno.
    Hace poco leía, que en Venezuela solamente unos 3.000.000 de personal contribuyen con los tributos, y podría ser realidad al evaluar en nuestro entorno o examinar estos libros.

    Otro asunto son las fiscalizaciones donde ustedes hacen hincapié el COT establece sanciones elevadas, el tema es si todos lo cumplimos caso omiso a esas medidas.

    Un asunto que quisiera de ser posible se tomara en sus artículos y estoy a la orden para apoyar es el desempeño del COMISARIO, una figura que en casi todas las empresas no funge, no desempeña su rol, y en los registros mercantiles, RNC y otros no exigen los papeles de trabajo, otro salto a la normas interprofesionales de la función de este importante cargo.

    Extraño sus exposiciones y continuemos no solamente por las retribuciones que otorgan nuestras profesiones, sino por el aporte que tenemos que realizar como miembros o ciudadanos de esta nación que que nos llama a enrumbarnos y corregir casi todas las situaciones.

    Gracias por sus valiosos aportes a la colectividad. mis sinceros afectos.

    Sr. José Vladimir Escalante Sequera.

    1. Nayma Consultores

      Hola José,

      Agradecemos que compartas con nosotros tus comentarios y reflexiones. La verdad tenemos una deuda con nuestros lectores, tan consecuentes como tu, y es escribir más sobre el comisario mercantil, una figura importante dentro de las organizaciones y con muchas responsabilidades. Hemos tenido mucho trabajo y los temas de actualidad suelen imponerse sobre los importantes, te prometemos que publicaremos más sobre el comisario mercantil porque en nuestras computadoras hay bastante material producto de los años de trabjo con los clientes.

  3. gracias por sus aportes siempre, yo necesito saber si cuando aperturo una sucursal debo tambien registrar libros contables para ello revisare los textos y articulos que citan en sus textos muchas gracias

    1. Nayma Consultores

      Hola Erika,

      Para el tratamiento legal de las sucursales de recomendamos consultar el Código de Comercio de Venezuela y para el tratamiento contable revisar un clásico, el libro de FINNEY & MILLER de Contabilidad Superior. Saludos.

    1. Nayma Consultores

      Hola Olga,
      Muchas gracias por apreciar el trabajo que hacemos. Si te resultó de utilidad, comparte con generosidad con quienes necesiten leerlo.

  4. Buenos días, Estimadas, esta información es super valiosa, muchas gracias por compartir sus conocimientos y experiencias con nosotros; con respecto a los libros contables específicamente el libro de diario en hojas continuas el cual es foliado y sellado por una sola cara de la hoja me surge la siguiente inquietud, podemos imprimir por ambos lado de las caras aunque esté foliada solo una? si lo hago traería alguna consecuencia legal o en su defecto la empresa incurriría en un ilícito?

    1. Nayma Consultores

      Hola Ingrid,

      Gracias por apreciar el trabajo que hacemos. Ten presente que en el código de comercio, cuando el libro debe llevarse a foliar, indica claramente que se estampará en todas las demás hojas del libro el Sello de la oficina. A nuestro criterio, no se debería usar una cara de una hoja que no esté foliada y sellada.

  5. Buenos Días! Un Cordial Saludo y en especial darles las gracias por su excelente información. por compartir sus conocimientos con todos. Tengo una duda si la empresa lleva los Libros Manuales, ya se terminaron y ahora quiere llevarlos sistematizado debe realizar alguna notificación?

    1. Nayma Consultores

      Hola Lenny

      No. La Sociedad Mercantil no debe hacer ninguna notificación adicional.

      Ten presente que debes solicitar la legalización de los libros en el Registro Mercantil. Ya muchas sedes están tramitando la solicitud a través del sistema en línea del SAREN.

      Debes llevar las hojas o formas continuas plenamente identificadas y foliadas.

  6. Hola. Excelente articulo. Me sirvió mucho.

    Ahora una consulta. He visto que en algunos paises, ya se permite llevar estos libros online, sin necesidad de libros físicos.

    ¿En Venezuela es legal esto? Ahora que se está cobrando todo en dólares u otras monedas ¿Cómo se lleva esa contabilidad?

    En algunos sitios, como Panamá o España, hasta los libros de actas de asambbleas se llevan online. ¿Esto se puede hacer en Venezuela?

    En mi caso, para una compañía recien instituída, no tenemos los libros físicos sellados aún ¿Se pueden hacer las actas de asambleas online?

    ¿Donde pudiera encontrarse información al respecto de ese marco juridico? Gracias.

    1. Nayma Consultores

      Hola Jesús,

      En Venezuela los libros legales se pueden llevar, como en efecto se hace, con distintos softwares de administración y contabilidad, inclusive en la nube. Sin embargo, esa información OBLIGATORIAMENTE debe IMPRIMIRSE. La impresión se debe hacer en hojas debidamente foliadas y legalizadas por el Registro Mercantil donde está inscrita la Sociedad Mercantil.

      La contabilidad es, en principio, en Bolívares y puedes llevar libros auxiliares en moneda extranjera. Lo explicamos en detalle en la guia de uso de divisas https://landing.naymaconsultores.com/Tienda/i/2731

      La información del marco jurídico la encuentras en el Código de Comercio, como se menciona en esta publicación y en el Código Orgánico Tributario.

  7. Mis felicitaciones por su trabajo que apoya mucho a los profesionales de la materia, una consulta del foliado de los libros contables, en la segunda entrega de las formas continuas de los libros en el registro para su sellado, se debe continuar con la última numeración o se debe reiniciar el contador?, existe algún reglamento emitido por el SENIAT que valide esta aclaratoria? sobre todo para efectos de no ser rechazado por dicho registro.

    1. Nayma Consultores

      Hola William

      Estás iniciando un nuevo libro cuando vas a llevar las hojas para el foliado. En vez de comprar un libro empastado para llevar a mano, estás llevando las hojas para imprimir la información de tu sistema. La competencia es del SAREN, no del SENIAT. Consulta la Resolucion 019 del SAREN. Saludos.

  8. Buen día: entiendo que en el comentario que hacer el Señor sequera, se refiere al libro de entradas y salidas de inventario, que establece el reglamento de islr, que no es el mismo del código de comercio, pudieran aclarármelo?? gracias

    1. Nayma Consultores

      Hola Daniel
      El libro de Inventarios y Balances está en el Código de Comercio, mientras que el libro de Entradas y Salidas de Inventario es un libro auxiliar establecido en el Reglamento del ISLR.

      Son dos libros DIFERENTES

      Saludos.

  9. Buenos días

    Disculpen la pregunta si parece absurda. En el Libro de Balances aun se coloca «Balance General»o debe ser: Estado de Situación Financiera?. Igual la pregunta para Estado de Ganancias y Perdidas o Estado de Resultados. Se que a nivel de estados financieros de la empresa debe ser Edo de Resultado y de Situación Financiera. Mi duda es el nombre que se debe colocar en los Libros Legales

    Gracias de antemano

    1. Nayma Consultores

      Hola Kevin,
      Consideramos que se debe usar la denominación prevista en el Código de Comercio, sin embargo, ante la duda consulta con el Registro Mercantil, dado que, en la práctica, cada registrador suele manejar sus propios criterios.

    1. Nayma Consultores

      Hola Crisbel,

      Gracias por escribirnos. Atender tu inquietud amerita una consulta con nuestro equipo legal. Si deseas, puedes solicitar una propuesta de servicios escribiendo a [email protected]. Deberás incluir el RIF de la empresa, tu cargo, teléfono de contacto y una narrativa detallada de lo que sucedió.

  10. Feliz tarde le consulto, si el llenado de los libros de Diario y Mayor se han realizado de forma manual, ¿ se puede continuar con el llenado de la informacion de los mismos de forma electrónica?, quiero decir, imprimiendo en hoja carta el diario y mayor que emite el sistema electronico, y luego pegarlo en el folio correspondiente del libro. Gracias, espero haberme explicado bien. Saludos.

    1. Nayma Consultores

      Hola Jesús,

      No puedes pegar la hoja carta impresa en el libro foliado. Para pasar a llenar tus libros imprimiendo la información de tus sistemas de contabilidad debes llevar al registro mercantil las hojas blancas debidamente foliadas para que te las sellen.

  11. Hola buenos días, una consulta se puede pasar de llevar libros diario, mayor e inventario en libros empastados a formas continuas?? En tal caso de que si se pueda, que haría con las hojas que me quedaron sin llenar de los libros empastados? Gracias de antemano. Saludos cordiales.

    1. Nayma Consultores

      Hola Gabriel,
      Si puedes llevar tus libros con sistema automatizado. Debes solicitar el sellado de las hojas en el Registro Mercantil correspondiente y cumplir con las formalidades del caso: deben ser identificadas con nombre de la empresa, rif y foliadas.

      Los folios en blanco de los libros empastados debes inutilizarlos.

  12. Tengo una duda sobre el libros de licores, me podrian ayudar dando información de este libro, como se debe llevar muchas gracias de ante mano.

    1. Nayma Consultores

      Hola Ana,
      Gracias por escribirnos. Claro que te podemos ayudar con el libro de licores, para recibir mentoría sobre este tema contrata una Consulta en Línea de Tributos. La Consulta en Línea de Finanzas y Tributos, es un espacio para atender tus dudas e inquietudes de manera personalizada y con garantía de confidencialidad.

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  13. Buenas tardes felicitaciones y agradecida por su excelente desempeño profesional en una plataforma interactiva que nos informa y presenta temas super interesantes. Mi duda corresponde al libro mayor el cual no debe ser sellado sin embargo la AT lo exige asi. Segun lo explicado por ustedes, se puede llevar el libro mayor de forma electrónica sin obligación de estar sellado, y no debería tener problemas con el SENIAT. Agradezco sus comentarios. Exitos!!!

    1. Nayma Consultores

      Hola Zulay,
      La obligatoriedad de registrar el libro diario y de inventario, sin mencionar el mayor, está en el artículo 33 del Código de Comercio. No es una opinión, es la norma.

      En estos casos de discrepancia entre la norma y criterios de funcionarios de la Administración Tributaria, nosotros optamos por usar estrategias de defensa del contribuyente.

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    1. Nayma Consultores

      Hola Oneilic,
      Muchas gracias por apreciar el trabajo que hacemos. Si esta publicación te resultó de utilidad, siéntente libre de compartirla con quién pueda necesitar leerla. Juntos construimos cultura tributaria. Saludos.

  14. Muy bien, pero tengo la duda con respecto a las Asociaciones Civiles que esta registradas es en el Registro Principal del Estado que libros contables deben llevar?

    1. Nayma Consultores

      Hola María,
      Trabajamos exclusivamente con Sociedades Mercantiles, y ese es el contenido que encontrarás en nuestro sitio web. Te recomendamos seguir a nuestros buenos amigos de Carrero, Avila & Asociados que sí trabajan con esa clase de personas jurídicas. Los encuentras en http://www.cayacontadores.com

  15. Ingrid Castellanos

    Excelente artículo, tengo una duda, en el llenado de los libros de diario existe alguna sanción por llenar primero un libro registrado con fecha 2012 y luego uno registrado con fecha de 2008. Al parecer hubo una confusión y así lo llenaron. Gracias

    1. Nayma Consultores

      Hola Ingrid,

      Gracias por escribirnos. Los libros deben estar llenados de forma cronológica y correlativa. Sí existe una sanción, está en el COT. En nuestra guía de reforma del COT encuentras explicados todos los ilícitos tributarios, la puedes adquirir mediante este enlace https://l.naymaconsultores.com/Tienda/i/8162

      También puedes estimar el monto de la sanción con nuestra MiniApp de Revisión de Obligaciones Mercantiles y Fiscales. Te invitamos a comprarla a través del siguiente enlace –> https://l.naymaconsultores.com/Tienda/i/628

  16. Saludos muy buena y condesada la información, tengo una consulta, en el caso de los emprendimientos de «Emprender Juntos» en la cual se crea una figura juridica que no esta registrada en el SAREN, solo se registra en la página «emprender juntos» y en el seniat, se deben sellar los libros en el Saren o no es necesario?.

  17. Buenas, primero que nada, quiero felicitarlas por tan excelente y acertadas publicaciones, quisiera saber si el libro diario puede ir resumido? u obligatoriamente debe ser detallado? existe un basamento legal?

    1. Nayma Consultores

      Hola Sandra,

      El basamento legal del libro diario es el Código de Comercio, que en su Art. 34 reza lo siguiente: «En el libro Diario se asentarán, día por día, las operaciones que haga el comerciante, de modo que cada partida exprese claramente quién es el acreedor y quién el deudor, en la negociación a que se refiere, o se resumirán mensualmente, por lo menos, los totales de esas operaciones siempre que, en este caso, se conserven todos los documentos que permitan comprobar tales operaciones, día por día. No obstante, los comerciantes por menor, es decir, los que habitualmente sólo vendan al detal, directamente al consumidor, cumplirán con la obligación que impone este artículo con sólo asentar diariamente un resumen de las compras y ventas hechas al contado, y detalladamente las que hicieran a crédito, y los pagos y cobros con motivo de éstas.»

      1. Excelente Articulo,de mucho beneficio para aclarar tantas dudas .
        gracias por compartir.
        Una pregunta se puede llevar las hojas ya impresas con la informacion de los libros Diario y de Inventario al registro ,para que los sellen .

        Otra duda que informacion manejan sobre un libro especial foliado que les corresponde llevar a las empresa Agrícolas.

        1. Hola Eleida,

          Al Registro Mercantil debes llevar las hojas en blanco, foliadas, para que sean legalizadas ANTES de ponerse en uso, es decir, antes de imprimirlas. Para temas agrícolas te recomendamos a nuestros buenos amigos y aliados de Agrotributos / Agroinformática. Los encuentras en el siguiente sitio web https://agroinformatica.com.ve/

  18. Excelente trabajo. Quisiera realizar una consulta y es relacionada con la pérdida de los libros especiales como por ejemplo el de actas de asamblea, como proceder y mas específicamente si se presume que la pérdida o extravío pudo ser intencional, a fin de no aplicar algunas decisiones tomadas en asambleas anteriores.

    1. Nayma Consultores

      Hola Adriana,

      ¡Muchas gracias por tus amables palabras! Recuerda que nuestro blog es solo una pequeña muestra de todo lo que podemos ofrecerte. Tenemos una amplia variedad de opciones para ayudar a las personas, descúbrela visitando tienda.naymaconsultores.com

      Con respecto a tu solicitud de recomendaciones y pautas de actuación en caso de pérdida de libros, tenemos un espacio para ayudarte, se trata de la Consulta en Linea Mercantil. Para solicitar una propuesta de honorarios de atención de tu caso y agendar una sesión con nuestro equipo de abogados escribe al correo [email protected] donde, con todo gusto, te atenderemos.

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