Consejos para la comunicación escrita en las empresas

Emplear la misma forma de comunicación que utilizas en tus redes sociales en tus relaciones profesionales, puede ser el argumento para un despido justificado. A continuación escribiré algunos argumentos por los cuales la comunicación profesional, en especial la escrita, debe ser corta, formal y en tercera persona.

 

1. La emoción del lector

La comunicación es efectiva si el receptor entiende exactamente lo que quiso expresar el emisor. La comunicación escrita tiene una gran debilidad: Al solo depender del canal visual, la persona que lea el mensaje le imprimirá sus propias emociones al texto.

 

Salvo que el emisor se trate, por ejemplo, de un humorista posicionado como Emilio Lovera, que simplemente cualquier cosa que diga será interpretada como un chiste, es la emoción del receptor la que imprimirá el tono de voz, las inflexiones y la intencionalidad del mensaje.

 

Por ello, la redacción debe ser corta, educada y en tercera persona.

 

2. Redactar siempre en positivo

Evitar el uso de conjunciones adversativas tales como: pero, sin embargo, a pesar o aunque. Las mismas plantean una contraposición de ideas y por tanto un efecto negativo. La redacción siempre debe ser en positivo, plantear soluciones a los problemas y dar constancia que el trabajo fue ejecutado en los lapsos solicitados.

 

3. Evitar el uso de las mayúsculas

No hay que ser experto en lenguaje para entender que EL USO DE MAYÚSCULAS es interpretado por el lector como un grito. Y un grito es una agresión contra un compañero de trabajo y, dependiendo de lo establecido en los reglamentos internos de la empresa y en la Ley del Trabajo, una justificación para una amonestación verbal, por escrito e incluso el despido. Aplica para supervisores y supervisados.

 

4. Recurrir a la comunicación oral para resolver problemas

Siempre que exista un malentendido entre el jefe y su subordinado, es recomendable que ambos recurran a la comunicación oral. Como escribí en párrafos anteriores, las inflexiones y el tono de voz son necesarios para conocer las intenciones del emisor. Un lenguaje cordial es ideal para transmitir que existe la mejor disposición de realizar el trabajo, pero que es necesario construir una estrategia para poder afrontar las dificultades.

Estrategias recomendadas: Reunión personal, llamada telefónica o video llamada.

 

5. El botón rojo: La captura de pantalla o el correo adjunto

Si bien las capturas de pantalla son el día a día para quienes trabajan en sistemas, no es recomendable para responder, por ejemplo, a un posible error del jefe. La carga negativa que imprime a las relaciones laborales continuará luego que termine el impase. El supervisor debe estar muy seguro del argumento antes de reprender a su trabajador por la vía escrita, y el supervisado debe entender que la vía oral es la ideal para mantener las mejores relaciones profesionales.

 

6. ¿Grupos de whatsapp? Mejor no

Lo expuesto en este artículo de alguna manera justifica el por qué los grupos de whatsapp son fuentes de problemas, incluso entre grupos de amigos y familiares. Si la empresa decide implementar esta estrategia, recomiendo utilizar los principios del lenguaje escrito antes mencionados: corta, formal y en tercera persona.

 

7. Redes personales privadas. Redes profesionales públicas

Los compañeros de trabajo no dejan de serlo en el mundo virtual. Si te gusta exponer tu vida personal en Instagram o Facebook, recuerda que esa información es de acceso público, en la medida que tú lo permitas. Y nunca usarla para hablar mal de los jefes o clientes.

 

Por ello, lo más recomendable es no aplicar los consejos de los gurús de las redes sociales, sobre las mejores prácticas para crear una marca personal en tus relaciones profesionales. Si ofreces servicios a un tercero, la marca es la empresa, es el cliente. Y el mensaje correcto es la eficiencia.

 
 
 

Sobre el autor

Jorge Montenegro es consultor en Comunicaciones Corporativas con experiencia en las empresas más importantes del Centro del País y Community Manager en medios internacionales. Licenciado en Comunicación Social, magister en Comunicación Organizacional, productor y director de audiovisuales y Premio Regional de Periodismo Digital 2018 en Aragua.
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