¿Cómo salvar la caja de un negocio recuperando a tiempo los comprobantes de retención de IVA?

Hoy compartimos contigo una historia de la vida real donde la recuperación a tiempo de los comprobantes de retención significó una mejora en la salud financiera de la empresa.

Algunos creen que el comprobante de retención del IVA es sólo un papel, uno de tantos trámites y obligaciones asociados a la Administración Tributaria (SENIAT). Cuando, la verdad, su recuperación a tiempo puede representar un ahorro considerable para una compañía.
 

Conoce al protagonista de esta historia tributaria

Se trata de una pequeña industria, calificada como Sujeto Pasivo Especial en 2018, sus principales clientes son comercios grandes y medianos que también son agentes de retención del IVA.

A partir de la reforma tributaria de Septiembre de 2019 veían con angustia que así como les entraba dinero, también salía sin control.

¿Quiénes son Contribuyentes Especiales? ¡lee aquí!

¿Qué le estaba pasando a la empresa?

Al sentarnos a trabajar con ellos y analizar sus procesos tributarios nos dimos cuenta que tardaban meses en recuperar los comprobantes de retención de IVA emitidos por sus clientes.

Esto significaba que en cada período la cuota tributaria por concepto de IVA se incrementaba como consecuencia de no disponer a tiempo de la totalidad de los comprobantes de retención.
 
Recuerda: el requisito legal para poder aprovechar el impuesto retenido es poseer el comprobante de retención en físico o en digital.

A todas estas ¿Qué es un comprobante de retención?

Los comprobantes de retención son documentos que acreditan que al contribuyente se le ha realizado una retención de impuestos establecida en la Ley, su Reglamento o en Providencias Administrativas.

En el caso de los comprobantes de Retención del IVA se refieren a transacciones gravadas con el Impuesto al Valor Agregado.

Estos documentos deben ser emitidos y entregados por los agentes de retención al pagar por la adquisición de bienes o por la prestación de servicios realizados por sus proveedores de acuerdo a lo establecido en la Providencia Administrativa SNAT/2015/0049 (Gaceta Oficial 40.720 del 10 de julio de 2015)
 

¿Por qué es indispensable tener el comprobante de retención?

Para la deducción del impuesto retenido, en este caso, del IVA retenido en ventas a Sujetos Pasivos Especiales, es indispensable tener el comprobante de retención en físico o en digital emitido por el Agente de Retención.

Así lo establece a texto expreso la primera parte del Art. 7 de la PA 0049 del SENIAT.

«Los proveedores descontarán el impuesto retenido de la cuota tributaria determinada para el período en el cual se practicó la retención, siempre que tenga el comprobante de retención emitido por el agente, conforme a lo dispuesto en el artículo 16 de esta Providencia Administrativa.«

Artículo 7. Providencia Administrativa SNAT/2015/0049

¿Qué hicimos con este cliente?

Los profesionales de Nayma Consultores junto al equipo administrativo de esta pequeña industria comenzamos una labor de detectives para identificar los comprobantes perdidos determinando factura afectada, período impositivo y cliente.

Esta labor incluyó reconocer cuáles retenciones se habían aprovechado orientándose por el portal fiscal a pesar de no poseer el comprobante.

Punto clave de atención: aprovechar retenciones sin tener el comprobante guíandose por lo reflejado en el portal fiscal es una práctica que no recomendamos en Nayma Consultores y este cliente dejó de hacerlo luego de comenzar trabajar con nosotros.

Seguidamente iniciamos un proceso de adiestramiento y mejora organizacional para todo el personal involucrado en la recuperación de los comprobantes de retención.

Revisando los procesos con el cliente se decidió incluir en la formación al equipo de ventas y cobranza. Esto permitió optimizar el proceso de recuperación de los comprobantes perdidos y evitar que la situación se repitiera en el futuro.
 

 Parte esencial del entrenamiento al equipo de esta empresa estuvo basado en la Guía Práctica de Contribuyentes Especiales. Tú también puedes tenerla ¡Dando clic aquí! 

¿Cuáles fueron los beneficios para la empresa?

Como resultado de este trabajo la empresa introdujo cambios en el proceso de ventas, cobranza, recuperación de comprobantes de retención y aprovechamiento de las retenciones de IVA.

La labor de detectives del equipo administrativo y el trabajo ágil de la fuerza de ventas permitió darle agilidad y velocidad a la recuperación de los comprobantes de retención de IVA efectuadas por los clientes, obtiendo un índice de recuperación superior al 95% de los comprobantes.

Además se logró recuperar los comprobantes de retención de IVA pendientes que, al momento de aplicarlos en el portal fiscal, representaron un monto en bolívares equivalentes a tres mil ochocientos dólares.

Esto brindó calma y seguridad a los propietarios del negocio, alivió la presión sobre el flujo de caja de la empresa, optimizó procesos comerciales y administrativos a la vez que se dió cumplimiento a las obligaciones tributarias de la entidad.
#|TRIBUTOS|#

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Guía Práctica – Contribuyentes Especiales

La guía práctica está enfocada en las necesidades de los propietarios, administradores y contadores de negocios ya calificados o susceptibles de ser calificados como Sujetos Pasivos Especiales; contiene infografías, referencias a la ley, tutoriales paso a paso en el portal del SENIAT, ejemplos de asientos y todos nuestros formatos ¡100% editables!

Es ideal para propietarios de empresas, emprendedores, profesionales y estudiantes Administración y Contabilidad

Sobre las autoras

Nancy Aguirre

Contador Público Colegiado y Lcda. en Relaciones Industriales

Licda. en Relaciones Industriales y Contaduría Pública, egresada de la Universidad de Carabobo. Certificada por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela en Normas Internacionales de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades. Consultora y Asesora Empresarial. Posee más de 40 años de experiencia en el ejercicio profesional, se ha desempeñado tanto en el sector público como en el privado. Fundadora de Nayma Consultores.

Mariela Llovera

Mariela Llovera

Abogado, Lcda. en Relaciones Industriales y Avaluadora

Asesora en Derecho Tributario, Mercantil y Laboral para distintas organizaciones en la región central del país. Formada en Coaching y Docencia Universitaria en la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Posee diplomado en Diseño de Tecnología Educativa en el Massachusetts Institute of Technology. Estudiosa del tema tributario y del derecho empresarial. Actualmente, forma parte de la Junta Consultiva de la Cámara de Comercio Venezolano Italiana del Estado Aragua. Distinguida con la Orden José Casanova Godoy del Colegio de Abogados del Estado Aragua por su aporte a la difusión del Derecho Tributario y Laboral. Adicionalmente, es conferencista frecuente de los Colegios de Contadores Públicos de Aragua y Miranda. Estudiosa del tema tributario y del derecho empresarial.

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Me gusta de ustedes, su profesionalismo empatico con personales naturales y jurídicas que día a día nos encontramos con eventos inusuales y ustedes con su paciencia, tolerancia, equidad, y empatía nos hacen que fluyan más fácilmente!

Me gusta el nivel de interpretar los hechos y buscar las palabras y contenidos adecuados para facilitarnos a través de guías, manuales, foros o charlas la explicación acertada!

Y por último los considero amigos, familias, por esa capacidad humana de siempre dar ese 100 % más el valor agregado al poner su carisma y amor en lo que hacen ! Gracias gracias gracias!

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21 comentarios en “¿Cómo salvar la caja de un negocio recuperando a tiempo los comprobantes de retención de IVA?”

  1. Edgar Jesùs Aponte

    Excelente, como siempre aportado lo mejor. Me gusta mucho leer sus artículos porque nutren y afianzan mis conocimientos. Gracias por estar allí, compartiendo sus saberes.
    Saludos a la gran familia NAYMA…

  2. Excelente. Es un reflejo del profesionalismo y la seriedad de Nayma Consultores, además de su positiva contribución a la formación de una cultura tributaria proactiva y responsable.

    1. Nayma Consultores

      Hola José,
      Para nosotros es un gusto compartir con nuestros lectores parte de la manera de trabajar que tenemos en la firma. Como consultores creemos que lo mejor que podemos hacer con nuestros clientes es enseñarlos a optimizar sus procesos de negocios y mostrarles que el orden tributario, cuando se comprende, puede jugar a su favor y no en contra. Eso requiere, claro compromiso de la gerencia, como lo contamos en esta historia de la vida real.

  3. María Ernestina Muñoz

    Excelente información. Los felicito.
    Es gratificante contar con profesionales como ustedes. Le he hablado mucho a mi jefe sobre el tema de la recuperación de los comprobantes de retención de Iva y la manera cómo esto afecta el flujo de la caja, tal como ustedes lo explican aquí. Un gran abrazo y muchos éxitos.
    María Ernestina Muñoz
    Especialista Tributario.

  4. Excelente, es cierto, lo que mencionan del retardo en obtener el comprobante contable, y lo que esto ocasiona en el flujo de efectivo de cualquier empresa, ahora bien hay muchos agentes de retención que lo entregan cuando cancelan la factura, algo que en mi opinión no debería ser, ya que al hacer el registro contable ya nace la obligación, pero me gustaría su opinión, gracias

      1. Excelente trabajo y buena recuperación de la retención de I.V.A, esto es para hacer énfasis que el momento de la declaración de impuestos; hay que tener en cuenta las finanzas y la repercusión de todos los departamentos para el área contable y financiera de empresa. Así me pasó respecto a una empresa mediana-grande dónde pude recuperar más de 10.000 dólares USD en bolívares al final de año ya que tenía poco tiempo en esa empresa. Al igual que a la hora de emitir notas de crédito por descuentos o por cualquier motivo. La aplicaban a la factura en general incluyendo el I.V.A. dónde tiene repercusiones fiscales por aprovechamiento ilícito del mismo y otro caso similar, al no actualizar a los contribuyentes naturales que cada vez es más frecuente cuando los transfieren a ser contribuyentes Especiales y no nos retienen. Un gusto aprender mucho más sobre sus experiencias en el campus. Espero puedan seguir compartiendo sus vivencia, dónde nos puedan nutrir sobre estos cambios, repercusiones y consecuencias en materia fiscal y financiera.

        1. Nayma Consultores

          Hola Manuel,
          Muchas gracias por apreciar el trabajo que hacemos y compartir con nosotros tus experiencias en recuperación de comprobantes de retención de IVA con un resultado positivo para la salud financiera de la empresa. Dios mediante seguiremos compartiendo en este sitio web, en charlas y MasterClass nuestras experiencias en el ejercicio de la profesión.

    1. Nayma Consultores

      Hola Yalimar,

      De todo corazón, gracias por apreciar el trabajo que hacemos. Si lo deseas, puedes compartir esta publicación con quién necesite leerla.

    2. Hola! Que buen artículo… Tengo una pregunta.. si yo le vendo a un cliente contribuyente especial y el día 30 de agosto le envío la factura y el me entrega el comprobante de retención el día 01 de septiembre.. ese comprobante es válido para rebajar mi cuota tributaria de la segunda quincena de AGOSTO?

      1. Hola Albanis,
        Si te entrega el comprobante de retención con fecha 01/09 lo puede usar en el primer período de Septiembre, no de Agosto. Por eso hay que tener estrategias comerciales y de facturación claras cuando se trata de vender a otros SPE, que no se trata de evadir, sino de organizarse.

        Para profundizar te recomendamos la guía de Contribuyentes Especiales https://landing.naymaconsultores.com/Tienda/i/117

  5. Realzar a las empresas la importancia de la recuperación de los comprobantes de retención es vital y debe ser un proceso adicional (una cobranza nueva) a los ya habituales dentro de una organización.

    1. Nayma Consultores

      Hola Elbis,

      Coincidimos con tu visión, por eso con este cliente integramos a los vendedores al proceso de recuperación de comprobantes de retención.

  6. Me encanta, Yo en un momento fui contratada para recuperar esos comprobantes y es cuesta arriba gracias a Dios lo logre y me fue bien. Pero ahora estamos mal son muy pocos los comprobantes que me entregan para la declaración y sin embargo tengo que aprovecharme todos sin tener el físico, soy la encarga de los impuestos pero por mas que le diga a mi jefa que los solicite, no encuentro como hacerla entender que es una mala practica la que estamos haciendo. Pero jefa es jefa, yo solo soy quien declara y no tengo manera de hacerle entender que esta mal.

  7. Excelente articulo ya que se ventila un aspecto para mi entender muy poco analizado hasta ahora. «Impacto de las retenciones de IVA en el flujo de caja» .
    En particular en la empresa para la cual trabajo se presentó una situación muy dramática específicamente para el ejercicio 2021, la cual para explicar habría que evaluar el impacto que tienen las retenciones tanto en las cobranzas, como en el pago a proveedores y a la administración tributaria.
    Con gusto puedo suministrar el análisis completo para su evaluación, salvaguardando claro está la información de la compañía y con cifras aproximadas.

    Saludos

      1. Buenos días, muchas gracias por su atención.

        Me parece excelente que me brinden la oportunidad para exponer este caso.

        En la semana les estaré enviando todo el detalle de lo por mi planteado, para su evaluación.

        Saludos y nuevamente gracias por su tiempo.

  8. Excelente infomación muchsiimas gracias; en mi caso el contador no refleja las retenciones que nos hacen poruqe dice que esas retenciones por descontar se hacen en la declaración de islr anual eso es la suma de todas las retenciones de islr que es la forma 99074…. entonces mes a mes tenemos que disponer del fluno de caja de la empresa para pagar el IVA que no percibimos.

    1. Nayma Consultores

      Hola Andrés

      Es importante diferenciar entre la retención de ISLR que te hacen por la prestación del servicio y la retención de IVA.
      En el caso de la retención de ISLR la suma de esas retenciones se utiliza en la declaración definitiva de rentas y no hay una deducción mensual de este concepto. Tu contador está en lo cierto, se descuenta en la declaración de ISLR anual.

      En el caso de la retención de IVA que te hacen en la factura, esa sí se concilia periódicamente. Supongamos que tu negocio no está calificado especial y pagas IVA mensual, la suma de todas las retenciones de IVA que te hacen el mes se utiliza en la declaración de IVA del período que corresponda.

      Sí, ambas retenciones afectan tu flujo de caja, pero se aplican y gestionan de forma diferente. El artículo que comentas se refiere a un caso de gestión de retenciones de IVA.

      Si deseas atención personalizada y aclarar dudas tributarias, puedes agendar una consulta en línea con nuestro equipo dando clic en el siguiente enlace https://l.naymaconsultores.com/Tienda/i/138

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