Cómo preparar un escrito para la Administración Pública en Venezuela.

Lo que todo profesional necesita saber

Con frecuencia, en nuestra actividad profesional como contadores, administradores, profesionales de Gestión Humana o dueños de negocios, nos vemos en la necesidad de comunicarnos directamente con la Administración Pública.

Lo anterior puede suceder porque necesites obtener una respuesta sobre una situación determinada, informar o notificar alguna situación que afecta a la empresa y su relación con el ente público, requerir que el organismo de la Administración Pública realice algo (por ejemplo, una inspección a un local), entre otras situaciones.

En Venezuela, toda persona, natural o jurídica, puede dirigir instancias o peticiones a cualquier organismo, entidad o autoridad administrativa en materia de su competencia, así lo establece el Art. 2 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos (LOPA).

Ahora bien, para poder presentar un escrito ante la Administración Pública, tienes que ser la persona interesada en el asunto, de tal modo que debes tener capacidad jurídica y legitimación suficiente para realizarlo (Art. 22 de la LOPA).

Lo anterior es importante, porque puedes necesitar presentar una comunicación a la administración pública en tu propio nombre como persona natural o actuando en representación de una organización, por ejemplo, una empresa.

Si el escrito lo haces en nombre de una empresa, tienes que tener la cualidad de representarla, bien sea porque se trata del Representante Legal (según estatutos) o porque se trata de un representante designado por la compañía.

Ten presente que el Art. 26 de la LOPA dispone que la representación se puede otorgar, designando directamente a la persona que representará al interesado de manera simple en el escrito o mediante poder notariado.

Aunque cada escrito ante la Administración Pública tiene sus particularidades, y pueden exigirte adicionalmente el pago de timbres fiscales para recibir tu escrito, es importante conocer el contenido esencial que debes incluir en tu escrito.

En el artículo 49 de la LOPA encuentras los requisitos esenciales del contenido de tu escrito. En esta publicación procuraremos explicarlo en palabras sencillas para personas que no son profesionales del derecho, pero que por razones de trabajo deben comunicarse con frecuencia con la Administración Pública.

Organismo al cual está dirigido (Art. 49.1 LOPA). Es esencial identificar el organismo al que se dirige la comunicación.  Si se trata de instituciones con diversas oficinas o departamentos, lo deseable es señalarlo con precisión.  Si conoces el cargo o nombre del funcionario a quien le debes dirigir el escrito, es mejor aún.

Identificación del interesado (Art. 49.2 LOPA) y de la persona que actúe como su representante. Esta identificación debe incluir nombres y apellidos, domicilio, nacionalidad, estado civil, profesión y número de cédula de identidad o pasaporte del interesado.

Si el interesado es persona jurídica: Debes incluir el nombre o razón social, datos del acta constitutiva protocolizada en el Registro Mercantil y RIF.  En algunos casos, los organismos a los que se está dirigiendo la comunicación han asignado un número de identificación adicional al interesado, como es el caso del Número Patronal que asigna el Instituto Venezolano de los Seguros Sociales. Si ese es el caso, recomendamos agregar ese número adicional en el escrito.

Dirección del lugar donde se harán las notificaciones pertinentes (Art. 49.3 LOPA) Lo más común es incluir el domicilio fiscal del interesado. Ahora bien, también es recomendable incluir una dirección de correo electrónico donde recibir la notificación.

Hechos, razones y pedimentos, expresando con toda claridad la materia objeto de la solicitud (Art. 49.4 LOPA) Tu escrito debe exponer la razón por la que te estás comunicando con la administración pública. Puede ser que necesites obtener una respuesta sobre una situación determinada, informar o notificar alguna situación que afecta a la empresa y su relación con el ente público, requerir que el organismo de la Administración Pública realice algo (por ejemplo, una inspección a un local), entre otras situaciones.

Es recomendable ser breve, claro y objetivo al describir la situación, apegarte a los hechos de manera que le quede claro al funcionario que leerá tu escrito las causas que te llevaron a dirigir ese escrito.

Aunque la LOPA no lo exige a texto expreso, también debes citar las normas legales que apliquen a los hechos que has narrado. En general, y es algo que incluimos en todos los escritos a la Administración Pública que preparamos para los clientes, el fundamento de tu solicitud se encuentra en el artículo 51 de la Constitución de la República Bolivariana de Venezuela y el artículo 2 de la Ley Orgánica de Procedimientos Administrativos. Además, deberás hacer una breve cita de la normativa particular que sea aplicable a la situación planteada.

Referencia a los anexos que lo acompañan (Art. 49.5 LOPA): En el caso de que necesites soportar tu solicitud con anexos documentales, imágenes, fotografías, capturas de pantalla, planos u otros soportes es importante que los señales e indiques el propósito con del anexo.

Otros requisitos legales y reglamentarios (Art. 49.6 LOPA). Cada escrito ante la Administración Pública tiene sus particularidades, y pueden exigirte adicionalmente el pago de timbres fiscales para recibir tu escrito, o que debas acompañarlo de copias de cédula y RIF del interesado o sus representantes. En el caso de un apoderado deberás incluir copia simple del poder notariado y presentar el original a la vista.

Además de consultar la normativa de aplicación al caso específico, es buena idea dirigirse antes a la institución a la que necesitas dirigirte para aclarar tanto la oficina a la que debes dirigir el escrito (Art. 49.1 LOPA) como los requisitos adicionales que debas presentar (Art. 49.6 LOPA)

Firma del interesado (Art. 49.7 LOPA). Cada escrito ante la Administración debe ir debidamente firmado por el interesado o su representante. Si se trata de una persona jurídica, puedes incluir el sello húmedo al lado de la firma del escrito.

En algunas instituciones, como el SENIAT, cuentan con una taquilla de correspondencia, allí es donde deberás presentar tu escrito, que luego será distribuido internamente.

En otros organismos de la Administración Pública, debes llevar tu escrito directamente al departamento competente para la atención de tu caso.

De cualquier modo, en cumplimiento con el Art. 44 de la LOPA, en todas las “dependencias públicas se llevará un registro de presentación de documentos en el cual se dejará constancia de todos los escritos, peticiones y recursos que se presenten por los administrados, así como de las comunicaciones que puedan dirigir otras autoridades.”

En este caso, el funcionario que está recibiendo la documentación te advertirá de las omisiones y de las irregularidades que observe, pero sin que puedan negarse a recibirla. (Art. 45 LOPA)

Si esto ocurriera, dispondrás de quince (15) días para subsanar las omisiones o faltas observadas por el funcionario. (Art. 50 LOPA)

Sí, el funcionario debe darte un recibo de conformidad con lo previsto en el Art. 46 de la LOPA que a texto expreso señala: “Se dará recibo de todo documento presentado y de sus anexos, con indicación del número de registro que corresponda, lugar, fecha y hora de presentación.”

Lo más común es que se lleve el escrito por duplicado, para que la copia cumpla las funciones previstas en el mismo Art. 46 de la LOPA, donde se establece que: “Podrá servir de recibo la copia mecanografiada o fotostática del documento que se presente, una vez diligenciada y numerada por los funcionarios del registro.”

En resumen, la correcta preparación de un escrito para la Administración Pública en Venezuela es fundamental para procurar que las peticiones y comunicaciones sean atendidas de manera eficiente y conforme a la ley. 

La orientación general presentada en este artículo se realiza con fines didácticos y no constituye asesoría. Es importante que sepas que, si el escrito se trata de una Consulta Jurídica es indispensable poseer el título de abogado para realizarla, tal y como lo dispone el artículo 3 de la Ley de Abogados vigente.

La correcta elaboración de un escrito es fundamental para que tu solicitud sea atendida de manera eficiente. En Nayma Consultores, te brindamos un servicio integral que incluye la redacción de documentos, la representación legal ante los órganos administrativos y el seguimiento de tu caso.

Mariela Llovera

Abogado, Lcda. en Relaciones Industriales y Avaluadora

Asesora en Derecho Tributario, Mercantil y Laboral para distintas organizaciones en la región central del país. Formada en Coaching y Docencia Universitaria en la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Posee diplomado en Diseño de Tecnología Educativa en el Massachusetts Institute of Technology. Estudiosa del tema tributario y del derecho empresarial. Actualmente, forma parte de la Junta Consultiva de la Cámara de Comercio Venezolano Italiana del Estado Aragua. Distinguida con la Orden José Casanova Godoy del Colegio de Abogados del Estado Aragua por su aporte a la difusión del Derecho Tributario y Laboral. Adicionalmente, es conferencista frecuente de los Colegios de Contadores Públicos de Aragua y Miranda. Estudiosa del tema tributario y del derecho empresarial.

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Excelente material, bien presentado y con información pertinente, que viene a reforzar conocimientos en algunos caso o a generar los mismos en otros. Felicidades por la iniciativa y por el valor agregado que se le incluyen al material.

Román García

Lcdo. Contaduría Pública | Estado Bolívar, Venezuela

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