Usualmente, cuando se piensa en la gestión de Contribuyentes Especiales se cree que es una responsabilidad exclusiva del área de contabilidad o tributos, sin embargo el funcionamiento de todo el negocio debe adaptarse a las exigencias que trae consigo la calificación como Sujeto Pasivo Especial. Este es un reto de equipo y una prueba de liderazgo.
Continuando con la serie Gestión de Contribuyentes Especiales, en este artículo compartiremos contigo algunas consideraciones sobre el impacto de la calificación como Contribuyente Especial en los procesos de compras y ventas de la entidad.
Las compras del Contribuyente Especial
Debido a que cumplir con la obligación de retener IVA a los proveedores afecta la dinámica de las compras de la entidad, por eso, como responsable del área de tributos o asesor tributario es imprescindible comprender el proceso de compras de la entidad.
Algunas preguntas que pueden ayudarte a hacer el análisis son las siguientes:
- ¿Quién es responsable de hacer las compras? ¿Es una persona? ¿Un grupo de personas? ¿Es un departamento diferenciado? ¿Son los socios de la empresa?
- ¿A quiénes se les compra? ¿Qué tipo de proveedores tiene la empresa? ¿Cuál es la condición en el Portal Fiscal de esos proveedores? ¿Qué tipo de relación comercial se tiene con esos proveedores? ¿Son compras frecuentes? ¿Son proveedores eventuales? ¿Son proveedores de ocasión?
- ¿Con qué frecuencia se realizan las compras? ¿Se trata de compras programadas? ¿Son compras de urgencia? ¿Son compras de oportunidad? ¿Cuál tiene mayor peso?
Una vez que comprendemos el proceso de compras lo recomendable es pasar a considerar la opciones que tiene la entidad para hacer que el proceso administrativo de emisión y entrega de comprobantes de retención sea lo más fluido posible. Para ello es necesario estudiar las opciones que te da la Providencia Administrativa 0049 en Art. 16, las cuales son:
- Comprobante físico emitido e impreso por el propio Agente de Retención.
- Comprobante físico impreso por Impresora Autorizada. (Art. 16, Num 3)
- Comprobante emitido en electrónico
Para profundizar en los detalles y requisitos de los comprobantes de retención, consulta la Guía Práctica de Contribuyentes Especiales ¡la consigues aquí!
A seguidas es recomendable definir los cambios y ajustes que deban hacerse al proceso de compras de la entidad y entrenar al personal involucrado de tal manera que se pueda realizar con precisión y agilidad la emisión y entrega del comprobante, procesamiento de los datos incluyendo el registro contable, declaración en el portal fiscal y pago.
Las ventas del Contribuyente Especial
Al mismo tiempo debe comprenderse el proceso de ventas del contribuyente, esto toma especial relevancia en los modelos de negocios que operan con ciclos de facturación, podríamos tomar por ejemplo los servicios de vigilancia que se facturan mensualmente. Hay que estudiar la frecuencia con la que se emiten las facturas, los volúmenes de ventas y los tipos de cliente de la entidad.
Es importante resaltar que con la calificación como Sujeto Pasivo Especial las sanciones por incumplimiento de deberes formales se incrementan en un 200% por lo tanto el costo de errores en facturación y registro contable, por ello es necesario incluir en el estudio los volúmenes de venta y los tipos de cliente de la entidad. ¿Quieres hacerte una autoevaluación? Lo puedes hacer con una hoja de cálculo. ¡La consigues aquí!
Si la entidad es a su vez proveedora de Contribuyentes Especiales, situación que se da con mucha frecuencia, toma especial relevancia la recuperación de comprobantes de retención dentro del período en que se generaron, es decir, dentro de la semana de emisión de las facturas esto a los fines de mitigar el impacto del anticipo semanal del IVA pues, en ausencia de comprobantes, no se puede deducir la retención lo que podría dar origen a un monto de IVA a pagar y su correspondiente anticipo que, de haber tenido el soporte para aprovechar la retención, podría no haberse generado.
Los libros de compras y ventas del Contribuyente Especial
Estos libros auxiliares del IVA deberán adaptarse al período impositivo de los Sujetos Pasivos Especiales. Desde el 01 de Septiembre de 2020, el período impositivo del IVA es quincenal para esta categoría de contribuyentes, así que deberán adecuarse a esta realidad.
En una próxima entrega cuatro estrategias básicas para ayudarte en la gestión de un negocio calificado Contribuyente Especial ¡clic aquí!
Guía Práctica de Contribuyentes Especiales
La guía práctica está enfocada en las necesidades de los propietarios, administradores y contadores de negocios ya calificados o susceptibles de ser calificados como Sujetos Pasivos Especiales; contiene infografías, referencias a la ley, tutoriales paso a paso en el portal del SENIAT, ejemplos de asientos y todos nuestros formatos ¡100% editables!
Es ideal para propietarios de empresas, emprendedores, profesionales y estudiantes Administración y Contabilidad.
¡Compra aquí!
Sobre las autoras
Nancy Aguirre Licda. en Relaciones Industriales y Contaduría Pública, egresada de la Universidad de Carabobo. Certificada por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela en Normas Internacionales de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades. Consultora y Asesora Empresarial. Posee más de 40 años de experiencia en el ejercicio profesional, se ha desempeñado tanto en el sector público como en el privado. Fundadora de Nayma Consultores.
Mariela Llovera es Abogado y Lcda. en Relaciones Industriales. Consultora en Gestión del Talento y Capacitación. Formada en Coaching y Docencia Universitaria en la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Posee estudios avanzados de Mercadeo de Contenidos para Profesionales en Northwestern University y diplomado en Diseño de Tecnología Educativa en el Massachusetts Institute of Technology. Estudiosa del tema tributario y del derecho empresarial. Fundadora de Nayma Consultores.
¡Suscríbete a Nayma Consultores! Y así recibirás información actualizada en tu buzón de correo electrónico, invitaciones a eventos y seminarios, promociones y precios especiales en nuestras actividades presenciales y en línea.
#|TRIBUTOS|# #/1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12/#
Nayma Consultores es una iniciativa de Nancy Aguirre y Mariela Llovera. Todos los derechos Reservados. Prohibida su reproducción total o parcial sin autorización expresa de los autores. ¡Lea las condiciones de uso aquí!
Excelente guía muy didáctica y aclara la ambigüedad existente en el decreto 3085 y la PA0048, la recomiendo ampliamente....
Excelente
Como siempre muy acertada la información, siempre son importante y de mucha ayuda gracias
Hola Ana,
De todo corazón, gracias por apreciar el trabajo que hacemos. Si lo deseas, puedes compartir esta publicación con quién necesite leerla.
Excelente información. Les recomiendo a mis clientes comprar sus productos intelectuales de calidad para su personal.
Hola Edgar,
De todo corazón, gracias por apreciar el trabajo que hacemos.