Un elemento importante en la organización del trabajo de los profesionales del área tributaria es tener un Calendario Fiscal para el año que comienza.
Además del calendario de obligaciones para Sujetos Pasivos Especiales publicado cada año por el SENIAT, necesitamos considerar las fechas de obligaciones fiscales y parafiscales dispuestas en diversas leyes, así como los feriados nacionales y bancarios porque todo es afecta la planificación de nuestro trabajo.
Para iniciar 2023 7con buen pié, hoy #NaymaResponde un par de preguntas frecuentes entre nuestros colegas: ¿Cómo puedo hacer más eficiente y productiva la organización de mi trabajo? ¿Cómo logro que el Calendario Fiscal se convierta en una herramienta a favor de mi trabajo?
1. ENTABLA AMISTAD CON EL CALENDARIO.
Uno de nuestros mayores aliados en el aprovechamiento del tiempo es el calendario, más que depender del almanaque, nos hemos hecho mejores amigos.
Si por ley tienes fijado el cumplimiento de una obligación, dejarlas marcadas por adelantado en el calendario le da a tu equipo de trabajo una visión general del año y de cada mes.
En nuestra experiencia, agendar previamente las obligaciones fiscales, parafiscales o laborales permite planificar el trabajo y evitar que te tome por sorpresa el vencimiento de una obligación, el pago de una declaración o la realización de algún trámite ante los organismos de la seguridad social.
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2. APROVECHA EL TIEMPO
Administrar y planificar el tiempo es crítico para mejorar la productividad. Los mayores ladrones de tiempo son las actividades inesperadas (y usualmente poco importantes) que irrumpen en nuestro día a día.
Todos conocemos esa urgencia de leer el último email que recibimos o dar un vistazo a la última notificación que saltó en el celular. Una inclinación que el psicólogo Daniel Levitan, autor de «The Organized Mind«, llama una desviación de novedad. Este cambio de actividades no intencional consume más tiempo del que piensas. Gloria Mark, científica de la Universidad de California, descubrió que toma un promedio de 26 minutos recuperarse de interrupciones triviales.
Para evitar esto: planifica tu día y decide cómo vas a manejar las interrupciones triviales.
3. ESCRIBE UNA LISTA CON TUS ACTIVIDADES PENDIENTES.
Puedes hacer una lista semanal, y otra para el día. Sé realista al hacer tu lista y considera la urgencia, complejidad, importancia y tiempo que te tomará cada tarea.
#NaymaTip: A veces tenemos un día “libre” que de pronto se nos llena de tareas imprevistas. Cuando eso pasa, al final del día anotamos lo que hicimos, eso nos ayuda a llevar registro de actividades (especialmente si son de trabajo) y nos permite sentir que el día fue productivo.
4. UTILIZA LISTAS DE VERIFICACIÓN PARA DISMINUIR ERRORES
El trabajo en el área impositiva está lleno de detalles. Para ello te recomendamos utilizar listas de verificación de obligaciones, cumplimientos y base legal.
Cuando compras la MiniApp de Calendario Fiscal y Laboral 2022 te enviamos un descargable con la base legal de todas las obligaciones. Cuando compras tu licencia y usas la versión web, al dar clic sobre una obligación se te muestra toda la información legal asociada a ella, como lo puedes ver en la imagen de abajo.
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Hacer listas detalladas de tus obligaciones tributarias te ayuda a mantenerte al día, optimizar tu trabajo y sacar más provecho de tu tiempo.
Nosotros dimos un paso más allá y junto a nuestro equipo de sistemas convertimos esas listas en unas Mini Aplicaciones Informáticas que llamamos MiniApp de Revisión de Obligaciones Mercantiles y Fiscales. Para conseguirlas ¡da clic aquí!
5. CONOCE TUS RITMOS.
Para organizar de forma eficiente tu trabajo es importante que conozcas cuáles son las mejores horas de trabajo para tí. No todos somos iguales y eso es importante tomarlo en cuenta.
- Algunas personas son aves madrugadoras y encuentran la mayor productividad entre las 5:30 am y las 10:00 am.
- Otros funcionan muchísimo mejor en la tarde y sus horas para trabajar comienzan poco antes del mediodía hasta el final de la tarde, entre 5:00 pm y 6:00 pm.
- Los noctámbulos alcanzan sus mayores horas de productividad durante la noche y rinden más comenzando a trabajar después de las 8:00 pm y permanecen activos hasta horas de la madrugada.
6. APRENDE A DELEGAR.
Muchas veces la sobrecarga de trabajo ocurre porque no delegamos o tememos pedir ayuda. Cuidado, no tienes por qué hacerlo todo tú. Distribuye y delega tareas a tu equipo. Dan Kennedy, en Entrepreneur, compartió 7 pasos para ayudarte a delegar:
- Define qué es necesita hacerse.
- Asegúrate que la persona a quien delegas la tarea entienda perfectamente qué necesita hacer.
- Explica por qué necesita hacerse mientras pides que se haga.
- Enseña cómo debe hacerse.
- Asegúrate que la persona entienda el proceso de cómo hacerlo.
- Establece una fecha para que se termine o presenten progresos.
- Asegúrate que exista un acuerdo en la fecha u hora y método de entrega.
7. DATE REGALOS Y APRENDE A RELAJARTE.
Es importante que sientas la gratificación de las tareas terminadas. En esta oficina nos gusta hacer listas y tachar las tareas realizadas. En el caso de proyectos que se ejecutan por fases nos damos «regalos» al terminar una serie de tareas. Puede ser un café especial, salir más temprano de la oficina ese día, ir a caminar un rato o sencillamente ver una película. Es importante que sientas la recompensa por tu trabajo bien hecho y, la primera persona que te va a recompensar eres tú.
Bien sea escuchar música, cantar, bailar, caminar por el parque, ver series, es importante incluir en el balance de tu vida laboral esas actividades que te dan satisfacción y te relajan. Nosotras hemos compilado en nuestra Guía Práctica de Manejo del Estrés encuentras ejercicios y estrategias para ayudarte a equilibrar los días con mucho trabajo. Para obtenerla ¡clic aquí!
Sobre las autoras
Nancy Aguirre Licda. en Relaciones Industriales y Contaduría Pública, egresada de la Universidad de Carabobo. Certificada por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela en Normas Internacionales de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades. Consultora y Asesora Empresarial. Posee más de 40 años de experiencia en el ejercicio profesional, se ha desempeñado tanto en el sector público como en el privado. Fundadora de Nayma Consultores.
Mariela Llovera es Abogado y Lcda. en Relaciones Industriales. Consultora en Gestión del Talento y Capacitación. Formada en Coaching y Docencia Universitaria en la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Posee estudios avanzados de Mercadeo de Contenidos para Profesionales en Northwestern University y diplomado en Diseño de Tecnología Educativa en el Massachusetts Institute of Technology. Estudiosa del tema tributario y del derecho empresarial. Fundadora de Nayma Consultores.
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Nayma Consultores es una iniciativa de Nancy Aguirre y Mariela Llovera. Todos los derechos Reservados. Prohibida su reproducción total o parcial sin autorización expresa de los autores. ¡Lea las condiciones de uso aquí!
Son un excelente equipo en la actualización continua a los profesionales del área administrativa contable.
Excelente articulo, realmente las felicito, cabe destacar, siempre son de gran ayuda
Hola Jesús Alfredo,
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