Llega el momento en el que todo emprendedor se ve en la necesidad de contratar uno o más trabajadores. Las razones son variadas, puede deberse al crecimiento del emprendimiento o porque las operaciones cada vez son más complejas o sencillamente el negocio lo inició una pareja que, al separarse, deja al emprendedor con necesidad de contratar a alguien. Cualquiera sea la razón, este emprendedor necesita una mano.
Las empresas con departamentos de Recursos Humanos cuentan con al menos un profesional especializado en reclutamiento y selección, algunos emprendedores que ya han crecido contratan a un consultor especializado para que haga el proceso de reclutamiento y selección por ellos. Muchos de los pequeños emprendedores se enfrentan solos a este reto, algunos preguntan a familiares y amigos y otros, como tú, buscan información en línea.
El propósito de este pequeño artículo es servir de guía para el reclutamiento, especialmente para alguien que no es profesional en el área de Talento Humano y necesita contratar a una persona.
1° ¿A quién estoy buscando?
Lo primero que debes determinar es exactamente ¿a quién estas buscando? Un empleado, así, a secas, no responde esa pregunta. Te invito a que te preguntes ¿cómo es esa persona que quiero? y contrasta eso con la persona que necesitas. Te sorprenderás pero a veces lo que quieres y lo que necesitas puede no concordar.
También debes considerar las características de tu negocio ¿cómo eres?, ¿cuál es tu filosofía empresarial? y ¿qué tienes para ofrecer? Esto es importante porque la mayoría de las veces lo que ofreces determina la calidad del personal que puedes conseguir.
Adicionalmente debes tener muy claras las tareas, actividades y responsabilidades de ese trabajo para conectarlas con las habilidades, conocimientos, destrezas y características individuales de la persona que lo va a realizar. A esto último lo llamamos perfil del cargo y te va a ser muy útil tenerlo claro cuando inicies el proceso de búsqueda del trabajador.
2° ¿Dónde buscar?
Colocar un aviso en la internet, o hacer reclutamiento en línea, suele ser la primera opción en la lista, mas no tiene que ser la única opción de búsqueda. Dependiendo del perfil del cargo puedes explorar otras opciones de reclutamiento.
Utilizar las redes sociales suele ser una buena fuente, no me refiero a LinkedIn, Facebook o Twitter -que son perfectamente válidas- sino a nuestros amigos, familiares y conocidos. Otra buena opción son los bancos de resumenes curriculares que suelen tener las organizaciones empresariales como Fundei, Fedecámaras y las distintas Cámaras de Comercio e Industria.
Si tu candidato ideal es un estudiante universitario, coloca el aviso con tu oferta de empleo en las carteleras de las universidades e institutos de educación superior cercanos a tu negocio. Si conjugas estas fuentes con los portales de reclutamiento, amplias tu base de datos e incrementas tu probabilidades de conseguir buenos candidatos para entrevistar.
3° Lidiando con la avalancha de postulantes
Me ha pasado. Se abre una vacante en la empresa, iniciamos el proceso de reclutamiento y en instantes tengo un montón de postulantes. Hay de todo -siempre es así- desde gente que se ajusta al perfil, hasta aquellos que no tienen nada que ver con el tema. Ya sea en físico como inundando una cuenta de correo que abrimos para recibir la currícula, lo cierto es que están ahí y hasta para el más experimentado a veces resulta una experiencia abrumadora.
Algunos criterios que empleo para filtrar son: ubicación, educación, experiencia y edad. Los que cumplen con esos criterios básicos que me he fijado los pongo aparte para revisarlos luego, los demás -dependiendo del cargo y de las dimensiones de la empresa- los descarto o los remito a la base de datos. Mi recomendación para un pequeño emprendedor es conservar solo los CV que cumplan con sus requisitos básicos.
4° ¿A quién entrevistar?
Una vez filtradas las hojas de vida que cumplen con los criterios básicos hay que decidir cuáles serán los candidatos que se llamarán a entrevista. En este punto se debe hacer una revisión más detallada de las características de cada candidato.
Te sugiero hacer un top cinco de los candidatos y comunicarte telefónicamente con ellos. A veces hago un top 10 porque en las llamadas telefónicas puede que se descarte a alguien bien por enfermedad o porque ya está empleado.
Si buscas a alguien que atienda el teléfono, por ejemplo, y al llamarlo fue rudo contigo y tenia mala dicción, ya puedes descartarlo (así te ahorras una entrevista).
Cuando te has comunicado telefónicamente con los candidatos y verificas que siguen interesados en la vacante puedes enviarles una pequeña tarea por email. Esto va a depender de las características del cargo. Si es una secretaria puedes pedirle que redacte una carta. Procura que sea una actividad que se pueda enviar por email y que te demuestre las habilidades de la persona. No les hagas preguntas teóricas, esas las contesta google.
Selecciona al menos los tres mejores y concerta con ellos una entrevista. Te sugiero que envies también un correo a las personas que contactaste pero no vas a entrevistar, diciendoles que el proceso ha terminado. Es una manera correcta de cerrar el ciclo con ellos y no dejarles esperando por una futura entrevista que no ocurrirá.
5° La Entrevista
Ya decidiste cuáles son las personas que vas a entrevistar y definiste con ellos fecha, hora y lugar, ahora te toca prepararte para la entrevista. Así como el candidato debe prepararse para este momento, también debe hacerlo el emprendedor que está contratando a una persona.
Revisa cada CV y encuentra los detalles que más te llaman la atención, a veces son brechas sin trabajar, otras son cambios bruscos en áreas de trabajo y otras veces es la rotación de puestos y empresas en un breve período. También te pueden llamar la atención los logros, las habilidades y destrezas de esa persona. Para cada entrevistador, y eso eres en ese momento, hay diferentes cosas que resultan llamativas.
Ten a mano una serie de preguntas, pueden ser predeterminadas para el cargo o diferentes para cada candidato, y por supuesto deja registro de sus respuestas. Yo suelo escribir en los márgenes del CV tips o impresiones que me deja la respuesta de la persona. También tomo detalle de su vestimenta, actitud corporal, dicción y de todo lo que considere relevante para el cargo. Este proceso pretende ser lo más objetivo posible aunque no está excento de subjetividades
6° Seleccionando
Ya casi has terminado con este proceso y ahora te toca decidir ¿a quién contrataré? En este paso no puede ayudarte más que tu buen juicio, haber hecho las preguntas correctas y buscado en el lugar adecuado. Si tu presupuesto te lo permite, te sugiero que envies a tus tres candidatos favoritos a una evaluación con un psicólogo industrial, en mi experiencia esto ha resultado muy útil para aclarar la decisión.
Muchas veces del informe del médico ocupacional depende la selección de un candidato. En una oportunidad tenia un candidato excelente para un puesto en almacén pero el examen del médico ocupacional determinó que se agravaría una condición de salud previa del trabajador si lo contratabamos para hacer ese trabajo.
En Venezuela, y sin excusas de presupuesto, debes enviar a tus candidatos a hacerse una evaluación pre-empleo con un médico especialista en Medicina Ocupacional para que determine si están aptos o no para el trabajo. Es tu obligación legal y además tu única protección en caso de que el trabajador tenga una lesión previa y se agrave o emerja durante la relación de trabajo contigo. Estas querellas de seguridad y salud laboral suelen ser largas y costosas, nada que un pequeño emprendedor quiera vivir.
Recuerda: en Venezuela, como en muchos países, está prohibido hacer examenes de embarazo y la prueba del VIH a los candidatos al puesto de trabajo.
Una vez que hayas tomado tu decisión comunicate con el candidato elegido para que acuerden el dia que comenzará a trabajar. Escribe a los otros candidatos un email donde les agradeces su participación y les dices que has elegido a otra persona, con esto das por cerrado el proceso con ellos.
7° Contratar
El proceso de provisión de personal lo cerramos con la contratación. Dependiendo del tamaño de la empresa esta etapa puede ser más o menos compleja.
En el caso de un pequeño emprendedor lo más importante es elaborar un contrato de trabajo escrito donde se identifiquen las partes, las responsabilidades de cada uno, el horario de trabajo, los días a laborar y los feriados así como las demás condiciones de trabajo.
Espero que este post te sea de utilidad en esa actividad tan importante para el éxito de nuestros emprendimientos como es la contratación.
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Sobre las autoras
Nancy Aguirre Licda. en Relaciones Industriales y Contaduría Pública, egresada de la Universidad de Carabobo. Certificada por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela en Normas Internacionales de Información Financiera para Pequeñas y Medianas Entidades. Consultora y Asesora Empresarial. Posee más de 40 años de experiencia en el ejercicio profesional, se ha desempeñado tanto en el sector público como en el privado. Fundadora de Nayma Consultores.
Mariela Llovera es Abogado y Lcda. en Relaciones Industriales. Asesora en Derecho Tributario, Mercantil y Laboral para distintas organizaciones en la región central del país. Formada en Coaching y Docencia Universitaria en la Universidad Pedagógica Experimental Libertador. Posee diplomado en Diseño de Tecnología Educativa en el Massachusetts Institute of Technology. Estudiosa del tema tributario y del derecho empresarial. Actualmente forma parte de la Junta Consultiva de la Cámara de Comercio Venezolano Italiana del Estado Aragua. Distinguida con la Orden José Casanova Godoy del Colegio de Abogados del Estado Aragua por su aporte a la difusión del Derecho Tributario y Laboral. Adicionalmente es conferencista frecuente de los Colegios de Contadores Públicos de Aragua, Distrito Capital y Miranda. Estudiosa del tema tributario y del derecho empresarial. Escribe regularmente para el diario El Nacional. Fundadora de Nayma Consultores.
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